Zmiana biura rachunkowego może wydawać się dla przedsiębiorcy trudna. Zwłaszcza, gdy zatrudnia on pracowników i prowadzi pełną księgowość. Wtedy liczba dokumentów i comiesięcznych formalności jest naprawdę duża. W rzeczywistości jednak zmiana biura rachunkowego nie jest aż tak czasochłonnym procesem. Szczególnie biorąc pod uwagę fakt, że większość obowiązków związanych z przeniesieniem księgowości przejmuje nowe biuro rachunkowe. Warto jednak wybrać odpowiedni moment na zmianę biura. Trzeba pamiętać, że zazwyczaj rozliczenie w firmie jest roczne – najkorzystniej zatem jest zmienić biuro rachunkowe z początkiem nowego kalendarzowego. Jednak, aby wraz z nowym rokiem zmienić księgowość, pierwsze działania w tym zakresie należy podjąć na kilka miesięcy wcześniej, np. we wrześniu lub październiku. W dzisiejszym artykule szczegółowo omówimy tę kwestię, odpowiadając na pytanie kiedy i jak zmienić biuro rachunkowe?
Kiedy warto pomyśleć o zmianie biura rachunkowego?
Zanim przejdziemy do opisu działań prowadzących do zmiany biura rachunkowego, chcemy zamieścić kilka uwag na temat tego, kiedy w ogóle powinniśmy myśleć o zmianie podmiotu prowadzącego naszą księgowość. Jeżeli nasze dotychczasowe biuro rachunkowe nam nie odpowiada (z jakichkolwiek względów), należy pomyśleć o jego zmianie. W szczególności chodzi o następujące sytuacje:
- W obecnym biurze rachunkowym zdarzają się braki w dokumentacji. Nigdy nie powinieneś lekceważyć takich incydentów. Pamiętaj, że prawidłowość rozliczeń (a co za tym idzie – brak problemów z urzędem skarbowym i ZUS) to fundament, aby rozwijać biznes dynamicznie i bez nerwów.
- Biuro rachunkowe nie dokłada starań w kierunku optymalizacji podatków. Przy obecnych, wysokich stawkach podatku (VAT, PIT, czy CIT) oszczędności w firmie należy szukać wszędzie. Firma odpowiadająca za Twoją księgowość powinna przeanalizować Twoją działalność i zaproponować możliwe kierunki optymalizacji kosztów.
- Nieporozumienia i brak odpowiedniej komunikacji – mówiąc wprost: jeżeli nie umiesz się dogadać z osobami, które prowadzą dla Ciebie księgowość lub nie odpowiada Ci forma kontaktu z nimi (np. na e-mail odpisują 3 dni, albo nie przyjmują dokumentów w PDF), należy niezwłocznie zacząć poszukiwania nowej firmy księgowej.
- Brak informacji o wysokości podatku na czas. Pamiętaj, że zarówno z opłaceniem składek ZUS, jak i podatku nie możesz się spóźnić. Jeżeli Twoje biuro rachunkowe przesyła Ci kwoty do zapłaty na ostatnią chwilę (albo co gorsza – po terminie), koniecznie musisz znaleźć inny podmiot do prowadzenia księgowości.
Oczywiście przyczyn zmiany biura rachunkowego w praktyce może być dużo więcej. Wymieniliśmy tylko kilka podstawowych. Powyższe wyliczenie ma na celu uświadomić Ci, że księgowość to bardzo ważny element prowadzenia biznesu. A skoro powierzasz go osobom z zewnątrz, warto, żeby były to osoby kompetentne i terminowe. Poza tym, na rynku dostępnych jest bardzo dużo firm księgowych, dlatego trzymanie się jednego biura rachunkowego, tylko dlatego, że obawiasz się procesu przenoszenia księgowości, jest całkowicie pozbawione sensu. Tym bardziej, że zmiana biura rachunkowego nie jest skomplikowana.
Kiedy zmienić biuro rachunkowe?
Artykuł, który czytasz piszemy w drugiej połowie roku. Jest to spowodowane faktem, że – jeżeli rozliczenie Twojej firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (a najczęściej tak jest) – to teraz jest najlepszy moment na znalezienie nowego biura rachunkowego. Dlaczego?
Okres wypowiedzenia umowy przy usługach księgowych jest zazwyczaj dłuższy niż 1 miesiąc. Musisz się upewnić, że umowa zostanie rozwiązana w odpowiednim momencie. Jaki to moment? Najlepiej, gdy współpracę z obecnym biurem rachunkowym zakończysz wraz z upływem roku kalendarzowego. Zadbaj jednak o to, aby dotychczasowa firma księgowa rozliczyła całkowicie kończący się rok podatkowy.
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Znajdź nowe biuro rachunkowe (1)
Po podjęciu decyzji o zmianie biura rachunkowego, najpierw znajdź nową firmę. Jak już wspominaliśmy, na rynku dostępnych jest wiele podmiotów świadczących usługi księgowe. Przy wyborze biura rachunkowego warto zwrócić uwagę m.in. na: zakres usług, ich cenę, a także formę komunikacji (czy np. można przesyłać dokumenty elektronicznie – obecnie jest to już pewnego rodzaju standard). Dodatkowo warto sprawdzić kompetencje (certyfikaty) pracowników, a także ich doświadczenie.
Wypowiedzenie umowy i podpisanie nowej (2)
W następnym kroku powinieneś sprawdzić, jaki jest termin wypowiedzenia Twojej dotychczasowej umowy o prowadzenie księgowości. Złóż wypowiedzenie w odpowiednim momencie, o którym pisaliśmy powyżej. Jednocześnie podpisz umowę z nowym biurem rachunkowym, aby po rozliczeniu trwającego roku podatkowego, nowa firma od razu przejęła wszystkie obowiązki.
Pełnomocnictwa do reprezentacji przed urzędami (3)
Następnie należy udzielić pełnomocnictwa do działania w Twoim imieniu nowej firmie księgowej. Dzięki temu, nie będziesz musiał żadnych formalności załatwiać samodzielnie. Nowe biuro rachunkowe zgłosi zmiany w CEIDG, a także będzie działać za Ciebie przed Urzędem Skarbowym, czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Pamiętaj, aby odwołać wszystkie pełnomocnictwa udzielone w obecnym biurze rachunkowym.
Jednocześnie, wraz z pełnomocnictwem, nowe biuro rachunkowe powinno otrzymać od Ciebie wszystkie niezbędne dokumenty rejestrowe (szczególnie, jeżeli prowadzisz spółkę). Chodzi tu o dokumenty nadające nr NIP, REGON, KRS, czy umowę spółki. Wykaz potrzebnych dokumentów z pewnością otrzymasz od nowego biura rachunkowego.
Odebranie dokumentów z poprzedniego biura rachunkowego (4)
Gdy dotychczasowe biuro rozliczy aktualny rok obrotowy, możesz odebrać całość dokumentacji. Na pewno będzie tego sporo. Chodzi tu o deklaracji VAT i podatkowe, sprawozdania finansowe, akta osobowe pracowników i zleceniobiorców i wiele, wiele więcej. Warto, aby te dokumenty bezpośrednio trafiły do Twojego nowego biura rachunkowego, abyś nie ponosił ewentualnej odpowiedzialności za ich utratę.
Dokumenty możesz odebrać osobiście lub zlecić to kurierowi, który przekaże je bezpośrednio do Twojego nowego biura rachunkowego.
Kiedy i jak zmienić biuro rachunkowe – podsumowanie
Jak widzisz, odpowiedź na pytanie jak zmienić biuro rachunkowe, nie jest skomplikowana. Tak naprawdę najtrudniejszym zadaniem w całym procesie zmiany biura rachunkowego jest znalezienie odpowiedniej, nowej firmy, która zajmie się Twoją księgowością. Z uwagi na dużą liczbę biur rachunkowych, musisz przeanalizować wiele aspektów i czynników, przed podjęciem decyzji. Jednakże, gdy już dokonasz wyboru, zostanie Ci do wykonania kilka drobnych czynności, bowiem większość obowiązków przejmie nowe biuro rachunkowe.
