Kto zajmuje się kwestiami kadrowo-płacowymi w Twojej firmie? Każde przedsiębiorstwo może wypracować swój model działania w tym zakresie. Jednakże najczęściej kończy się to albo na zatrudnieniu własnego księgowego na etat (ewentualnie wyodrębnieniu działu kadr i płac), albo na zleceniu całej księgowości (wraz z obsługą kadr i płac) zewnętrznej firmie. W dzisiejszym wpisie chcemy wyjaśnić, na czym dokładnie polega obsługa kadrowo-płacowa, a także, czy warto zlecić ją zewnętrznej firmie rachunkowej (tzw. outsourcing kadrowo-płacowy).
Zakres obsługi kadrowo-płacowej
Przed poznaniem odpowiedzi na pytanie: czy warto zlecić obsługę kadrowo-płacowo zewnętrznej firmie, warto poznać jej możliwy zakres. Biura rachunkowe najczęściej indywidualnie do każdego klienta dobierają zakres świadczonych usług. Poniżej znajdziesz listę spraw, które można zlecić firmie księgowej (zastanów się, które z tych usług są niezbędne dla prawidłowego działania Twojego przedsiębiorstwa):
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- sporządzanie raportów finansowych oraz podatkowych i deklaracji podatkowych,
- tworzenie sprawozdań rachunkowych,
- doradztwo w zakresie opodatkowania firmy,
- opracowanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych,
- prowadzenie akt osobowych,
- kontrola ważności badań lekarskich i wykorzystania urlopów wypoczynkowych,
- tworzenie regulaminów pracy / wynagradzania oraz innych aktów wewnętrznych,
- tworzenie zakresów obowiązków dla pracowników,
- naliczanie wynagrodzeń i przygotowanie listy płac,
- sporządzanie deklaracji ZUS,
- rozliczenie roczne,
- nadzór nad poprawnością umów zlecenia i o dzieło,
- prowadzenie rekrutacji.
Jak widzisz, lista zadań jest bardzo długa. Analizując ją, pewnie widzisz, że większość obowiązków dotyczy również Twojej firmy. Nie sposób „ominąć” całej biurokracji i procedur administracyjnych, prowadząc biznes. Wręcz przeciwnie, każdy obowiązek związany z obsługą kadrowo-płacową należy wypełniać z maksymalną starannością, by nie narazić się na ewentualne kary.
Zlecenie obsługi kadrowo-płacowej na zewnątrz – korzyści
Zlecenie zewnętrznej firmie obsługi kadrowo-płacowej niesie za sobą wiele korzyści:
- Oszczędność pieniędzy – biuro rachunkowe z góry określa wynagrodzenie za wykonaną przez siebie pracę. Z uwagi na doświadczenie w zakresie obsługi-kadrowo płacowej, a także wyspecjalizowanych pracowników, wynagrodzenie biura rachunkowego jest z reguły niższe, niż zatrudnienie własnego księgowego / kadrowego na pełen etat (outsourcing kadr i płac pod względem finansowym sprawdza się zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach).
- Brak odpowiedzialności pracodawcy za błędne rozliczenia – sprawy kadrowo-płacowe bez wątpienia wymagają świetnej znajomości aktualnych przepisów z zakresu prawa pracy, podatków i ubezpieczeń społecznych. Każda pomyłka w księgach, czy rozliczeniach może skutkować nałożeniem kary przez odpowiednie organy administracyjne. W przypadku zatrudnienia księgowego na etat, w dalszym ciągu to pracodawca odpowiada za pomyłki. Jeżeli jednak obsługa kadrowo-płacowo zostanie zlecona na zewnątrz, odpowiedzialność przeniesiona zostaje na firmę (biuro rachunkowe), do której pracodawca może zwrócić się o ewentualne odszkodowanie w przypadku błędów.
- Oszczędność czasu – bez dwóch zdań profesjonalne biuro rachunkowe szybciej i sprawniej rozliczy Twoich pracowników i załatwi wszystkie konieczne kwestie formalne. W przypadku zatrudnienia księgowego na etat, musisz, jako pracodawca, ponieść liczne koszty związane z nowym pracownikiem, którego na dodatek nie jesteś w stanie „sprawdzić” inaczej, niż w działaniu. Jeżeli pojawią się jakieś błędy lub okaże się, że Twój księgowy po jakimś czasie chce zmienić pracę, będziesz musiał przeprowadzić kolejną rekrutację, która wiąże się z dużym nakładem czasu. W przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego, masz pewność, że kwestiami formalnymi zajmują się profesjonaliści, a Ty możesz skupić się na głównej działalności Twojego przedsiębiorstwa.
- Bezpieczeństwo – biuro rachunkowe, które od lat świadczy usługi kadrowo-płacowe gwarantuje bezpieczeństwo Twoich danych oraz poprawność rozliczeń. Firma zewnętrzna posiada zazwyczaj specjalne zabezpieczenia, które chronią dane Twojej firmy i jej pracowników.
Cennik obsługi kadrowo-płacowej
Wynagrodzenie biura rachunkowego świadczącego obsługę kadrowo-płacowo zależne jest od wielu czynników:
- wielkości firmy i liczby comiesięcznych dokumentów,
- liczby zatrudnianych pracowników,
- zakresu usług biura rachunkowego.
Z tego powodu nie sposób określić sztywnych cen usług kadrowo-płacowych. Jak już jednak wspomnieliśmy, prawie zawsze są one niższe, niż koszty związane z zatrudnieniem kadrowego w firmie na pełen etat. Najczęściej biura rachunkowe proponują stały abonament miesięczny a pakiet usług jest dobierany indywidualnie do firmy (klienta). Tak, aby klient płacił tylko i wyłącznie za to, czego potrzebuje.
Kto powinien zdecydować się na zlecenie obsługi kadrowo-płacowej na zewnątrz?
Z pewnością małe i średnie firmy powinny zastanowić się nad zleceniem zadań z zakresu kadr i płac już na początku swojej działalności (a przynajmniej od momentu zatrudnienia pierwszego pracownika). Przedsiębiorca, niedoświadczony w sprawach administracyjnych, może bardzo łatwo popełnić błąd w zakresie rozliczeń, który będzie go wiele kosztować. Przejęcie obowiązków kadrowo-płacowych przez wyspecjalizowane biuro nie tylko zdejmie w dużym stopniu z pracodawcy odpowiedzialność za poprawność dokumentacji, ale również pomoże zaoszczędzić pieniądze i czas. Jeżeli zaś chodzi o duże przedsiębiorstwa, zatrudniające kilkuset pracowników, decyzja o outsourcingu kadr i płac musi być poprzedzona dogłębną analizą procedur w firmie. Czasem wyodrębniony dział kadr jest w stanie poradzić sobie z rozliczeniami. Niekiedy jednak potrzebne jest wsparcie zewnętrznego biura rachunkowego.
