Zalety i wady outsourcingu kadrowo-płacowego

Prowadzenie rozliczeń podatkowych oraz dokumentacji związanej z zatrudnianiem pracowników to nieodłączony element każdego biznesu. Nie można uciec od „papierkowej roboty” związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej. Istnieją jednak sposoby na zoptymalizowanie tego procesu. Chodzi o outsourcing kadrowo-płacowy. Jest to nic innego, jak zlecenie działań związanych z zatrudnieniem pracowników, zewnętrznej firmie. W tym artykule przedstawimy wady i zalety outsourcingu kadrowo-płacowego, wskazując jednocześnie, jakie firmy w pierwszej kolejności powinny zastanowić się nad takim rozwiązaniem.

Rozliczenia w firmie – własny księgowy

Zanim przejdziemy do tematu wpisu, czyli zalet i wad, jakie posiada outsourcing kadrowo-płacowy, wyjaśnimy, w jaki sposób można w firmie zajmować się rozliczeniami i kwestiami formalnymi. Otóż, jeżeli przedsiębiorca nie zleci tych działań na zewnątrz, ma w zasadzie jedną możliwość: zatrudnić księgową na etacie. W dużych firmach można natomiast stworzyć oddzielny dział kadr i płac. Te działania wiążą się z następującymi obowiązkami:

1. przeprowadzeniem rekrutacji na stanowisko księgowego,
2. stworzenie miejsca pracy,
3. poniesienie wydatków związanych ze stworzeniem miejsca pracy (biurko, laptop, drukarka itp.),
4. podpisaniem umowy o pracę i odprowadzeniem należnych składek.

Część przedsiębiorców ceni sobie jednak niezależność od innych firm (np. firm rachunkowych) i ogranicza zlecanie działań na zewnątrz. Trzeba jednak podkreślić, że zatrudnienie księgowej w firmie to kosztowne i czasochłonne zadanie.

Outsourcing kadrowo-płacowy w firmie

Są również przedsiębiorcy, którzy decydują się zlecić całość zadań dot. kadr i płac na zewnątrz. Ich zadanie sprowadza się do:

1. Wyszukania odpowiedniej firmy.
2. Podpisania umowy.
3. Przekazania dokumentów.
4. Zapłaty comiesięcznego, stałego wynagrodzenia.

W tym wypadku najtrudniejszym zadaniem wydaje się znalezienie rzetelnej firmy outsourcingowej. Na rynku dostępnych jest wiele firm świadczących takie usługi. Każdy, kto zdecyduje się na outsourcing kadrowo-płacowy bez wątpienia będzie musiał przejrzeć wiele ofert nim zdecyduje się na konkretną firmę.

Zalety outsourcingu kadrowo-płacowego

Gdy wiemy już, w jaki sposób można prowadzić obsługę spraw dotyczących administracji kadrowo-płacowej, przejdźmy do opisu zalet outsourcingu kadrowo-płacowego:

• Znacząca redukcja kosztów w zakresie administracji przedsiębiorstwem:
  • brak konieczności zatrudniania osób zajmujących się sprawami kadrowymi, czy płacowymi,
  • brak opłat związanych z kupnem i aktualizowaniem programów służących do prowadzenia obsługi kadrowo-płacowej,
  • brak konieczności finansowania szkoleń dla pracowników w zakresie znajomości prawa pracy, podatków, czy ubezpieczeń społecznych.
• Odciążenie pracowników z obowiązków administracyjnych – możliwość skupienia się całego zespołu na strategicznych celach firmy.
• Przeniesienie odpowiedzialności na podmiot zewnętrzny. Z chwilą podpisania umowy o świadczenie usług outsourcingowych, wybrane biuro rachunkowe staje się Twoim przedstawicielem przed urzędami. W przypadku jakiejkolwiek kontroli ze strony ZUS, US, czy PIP, to firma rachunkowa odpowiada za prawidłowość rozliczeń. Oczywiście ewentualne kary, czy roszczenia pracownicze będą kierowane bezpośrednio do pracodawcy, jednakże ten może wystąpić o tzw. regres do firmy outsourcingowej, która ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą oraz odpowiedzialność wynikającą z kodeksu karnego skarbowego.
• Dostęp do doświadczonych specjalistów z zakresu obsługi kadrowo-płacowej. Zazwyczaj biuro rachunkowe nie tylko szybciej i taniej, ale i lepiej przeprowadzi rozliczenie Twoich pracowników.
• Brak konieczności przeprowadzania kosztownych rekrutacji zarówno księgowych, jak i innych osób (firma rachunkowa z reguły przejmuje również wszelkie procesy rekrutacyjne u klientów).
• Zapewnienie poufności danych w firmie oraz ich bezpieczeństwo. Wyspecjalizowane biura rachunkowe zazwyczaj posiadają dużo lepsze i dostosowane do aktualnych przepisów zabezpieczenia.

Wady outsourcingu kadrowo-płacowego:

• Ryzyko zakończenia działalności przez firmę zewnętrzną. Zawsze istnieje możliwość, że firma, z którą nawiążemy współpracę, przestanie istnieć, lub zmieni profil swojej działalności. Nie da się jednak całkowicie wyeliminować tego problemu. Nawet, gdy w firmie zatrudniony jest księgowy, również istnieje ryzyko, że w pewnym momencie, będzie chciał zmienić pracę.
• Uzależnienie się od podmiotu zewnętrznego.
• Możliwość podniesienia cen. Poniekąd ta wada powiązana jest z poprzednią. Firma outsourcingowa może bowiem, po jakimś czasie współpracy wprowadzić podwyżkę cen. Wtedy przedsiębiorca może albo zrezygnować z usług (co generuje spore problemy) lub zgodzić się na wyższe wynagrodzenie. Takie sytuacje zdarzają się jednak bardzo rzadko. Każda firma ma świadomość, że podwyższenie stawek w trakcie trwania umowy (bez ważnej przyczyny) nie wróży długiej współpracy. Ponadto, należy mieć świadomość, że nawet „drogie” biuro rachunkowe jest zazwyczaj tańsze, niż zatrudnienie księgowego na etat.

Jak wybrać firmę outsourcingową w zakresie obsługi kadrowo-płacowej?

Bardzo ciężko określić jasne kryteria, którymi należy się kierować przy wyborze biura zajmującego się obsługą kadrowo-płacową. Z pewnością jednak, szukając usług outsourcingu kadrowo-płacowego, należy wziąć pod uwagę:

• doświadczenie firmy,
• klientów, jakich obsługuje biuro rachunkowe (zwłaszcza liczbę zatrudnianych pracowników),
• opinie (najlepiej, gdy są to oryginalne referencje od obecnych klientów),
• ewentualne certyfikaty pracowników,
• formę komunikacji,
• możliwość elastycznego wyboru usług (aby płacić tylko za to, czego konkretnie potrzebujemy),
• formy przedstawiania raportów.

Zlecać na zewnątrz, czy nie?

Outsourcing kadrowo-płacowy najczęściej ma miejsce w małych i średnich przedsiębiorstwach. Są to pracodawcy zatrudniający kilkudziesięciu pracowników, którzy nie chcą tworzyć odrębnego etatu dla księgowego. Zamiast tego, chcą skupić się na rozwoju biznesu. Duże firmy z kolei posiadają odrębne działy kadr i płac. Niejednokrotnie są one wspierane przez biura rachunkowe z zewnątrz.

Decyzję o outsourcingu kadrowo-płacowym należy poprzedzić dokładną analizą ekonomiczną dwóch rozwiązań zaprezentowanych na początku artykułu. Nie należy jednak brać pod uwagę jedynie kosztów związanych z etatem księgowego w firmie, lub zleceniem usług na zewnątrz. Pracodawca powinien zastanowić się, czy w przyszłości planuje rozwój i powołanie odrębnego działu kadr i płac, czy od razu chce szukać usługodawców, którzy sprawnie pomogą mu się rozwinąć, odciążając go z obsługi kadrowo-płacowej.