Jako przedsiębiorca zapewne zdajesz sobie sprawę, że prowadzenie firmy wiąże się z wieloma obowiązkami. Jednym z nich jest rozliczanie się z podatku dochodowego z Urzędem Skarbowym. Najczęstszą formą prowadzenia ewidencji skarbowej dla tzw. małych podatników jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (dalej: PKPiR). Mimo uznania jej za najprostszy rodzaj ewidencji, jest często sporym problemem dla przedsiębiorców.
W dzisiejszym artykule postaramy się w przejrzysty sposób przybliżyć temat jakim jest księga przychodów i rozchodów. Odpowiemy na najczęściej nurtujące przedsiębiorców pytania, a mianowicie:
- Czym jest PKPiR?
- Dla kogo jest PKPiR?
- Kiedy założyć i jak ją prowadzić?
- Jakie ewidencje trzeba prowadzić łącznie z PKPiR?
- Gdzie i jak długo przechowywać PKPiR?
Księga przychodów i rozchodów
Jak już wspomnieliśmy na wstępie, jest formą rozliczania się z Urzędem Skarbowym z podatku dochodowego od osób fizycznych. Konkretniej rzecz ujmując, jest narzędziem księgowym służącym do bieżącej ewidencji księgowej, polegającej na księgowaniu wszelkich przychodów (np. ze sprzedaży) oraz wydatków firmy (np. na zakup materiałów biurowych).
W księdze przychodów i rozchodów obejmuje się następujące pozycje:
- przychody,
- zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
- poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności,
- koszty prac badawczo-rozwojowych (od kwietnia 2016 roku).
Od 1 stycznia 2018 roku, podatnicy nie mają obowiązku zawiadamiania naczelnika Urzędu Skarbowego o prowadzeniu KPiR.
Dla kogo księga przychodów i rozchodów?
Możesz ją prowadzić, jeśli spełniasz trzy warunki:
- rozliczasz podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 17% i 32%) lub liniowo według stawki 19 %;
- prowadzisz działalność gospodarczą jako osoba fizyczna, która osiąga dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej i nie jest opodatkowana ryczałtem lub w ramach spółki jawnej, cywilnej lub partnerskiej;
- przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro (limit na 2020 r. wynosi 8.746.800 zł).
Kiedy założyć i jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się:
- na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub
- na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
Warto zwrócić uwagę na ważny fakt ze strony praktycznej – okresem rozliczeniowym dla podatku dochodowego jest jeden rok kalendarzowy – stąd wymóg zakładania księgi przychodów i rozchodów z początkiem każdego roku.
Przewiduje się dwie formy jej prowadzenia: papierową oraz elektroniczną. Jeśli zdecydujesz się na prowadzenie jej w formie papierowej, musisz pamiętać, że wszystkie jej strony muszą być spięte i kolejno ponumerowane. Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej wymaga spełnienia warunków takich jak:
- określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia (przepisy nie wskazują, jak powinna wyglądać taka instrukcja; może to być na przykład dołączony do księgi podręcznik opisujący zasady działania danego programu),
- stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz umożliwiający wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
- przechowywanie danych w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.
Praktyczna rada!
W przypadku gdy zdecydujesz się na prowadzenie PKPiR w formie elektronicznej nie musisz jej drukować. Dokumenty księgowe zapisz na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych (np. jako pliki PDF). Przechowuj je w dedykowanych folderach, w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Dodatkowo zrób kopię na osobnych nośnikach danych, np. na pendrive.
Ewidencje jakie trzeba prowadzić łącznie z Księgą Przychodów i Rozchodów
Jeśli prowadzisz PKPiR, dodatkowo musisz prowadzić ewidencję:
- środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- sprzedaży – jeżeli prowadzenie księgi zleciłeś biuru rachunkowemu i nie prowadzisz ewidencji na kasie fiskalnej,
- przebiegu pojazdów – jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, wykorzystywanym wyłącznie na cele działalności gospodarczej i chcesz odliczyć 100 % wydatków na jego użytkowanie,
- kupna i sprzedaży wartości dewizowych – jeśli prowadzisz działalność kantorową.
Natomiast od 2020 roku nie ma już obowiązku prowadzenia:
- karty przychodów pracowników,
- ewidencji wyposażenia o wartości początkowej ponad 1500 zł i przewidywanym okresie używania krótszym niż jeden rok.
Przykład
Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą od 2012 roku, zatrudnia 5 pracowników, prowadzi księgę przychodów i rozchodów. W latach 2012-2019 prowadził imienne karty przychodów pracowników. Od 2020 roku oczywiście może to robić nadal, jednak nie ma takiego obowiązku.
Gdzie i jak długo przechowywać PKPiR?
Księga Przychodów i Rozchodów musi być przechowywana wraz z dokumentacją w miejscu wskazanym, jako siedziba przedsiębiorstwa lub w miejscu wykonywania działalności. O ile jej prowadzenie nie zostało zlecone biuru rachunkowemu. W takim przypadku księga powinna być przechowywana przez biuro, a w miejscu wykonywania działalności prowadzona i przechowywana ewidencja sprzedaży, chyba że obroty ewidencjonowane są przy zastosowaniu kas fiskalnych.
Księgę wraz z dokumentacją musisz przechowywać 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi.
Przykład
Ostateczny termin płatności podatku dochodowego za 2019 r. przypada 30 kwietnia 2020 r. Księgę podatkową za 2019 r. wraz z dowodami i dokumentacją należy przechowywać co najmniej do końca 2025 r.
Budowa księgi przychodów i rozchodów
Jeśli sądziłeś, że budowa PKPiR jest przypadkowa to bardzo się myliłeś. Jej wzór został ściśle określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR. Po kliknięciu w powyższy link przejdziesz do Internetowego Systemu Aktów Prawnych, a tam po przewertowaniu tekstu rozporządzenia – na stronie 10 – znajdziesz owy wzór. Zgodnie z nim księga przychodów i rozchodów powinna składać się z 17 kolumn.
Podsumowanie
Praktyczną zaletą księgi przychodów i rozchodów (poza oczywistą rolą podatkową) jest fakt, że dzięki prowadzeniu ewidencji w tej formie, jako przedsiębiorca, w prosty sposób możemy określić swoje zobowiązania podatkowe z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. A co najważniejsze, w prawidłowy sposób rozliczyć się z Urzędem Skarbowym w danym okresie.
