Nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej jest wystawianie faktur. A co się z tym wiąże – błędy w ich treści mogą się zdarzyć każdemu, wówczas powinny zostać skorygowane. Jednak co dokładnie zrobić w takiej sytuacji? Do sprostowania owych błędów służą dwa dokumenty – faktura korygująca i nota korygująca. Mimo, że często są ze sobą mylone i postrzegane jako tożsame, istnieją sytuacje, w których podatnik powinien użyć wyłącznie faktury korygującej. Warto więc poznać podstawowe informacje oraz różnice tych dwóch dokumentów. Z poniższego artykułu dowiesz się:
- kto może wystawić fakturę korygującą, a kto notę?
- czym jest faktura korygująca?
- czym jest nota korygująca?
- kiedy musisz wystawić fakturę, a kiedy notę?
Faktura korygująca a nota – podstawowe różnice
Podstawową różnicą pomiędzy fakturą korygującą a notą jest podmiot uprawniony do ich wystawienia. Fakturę korygującą może wystawić wyłącznie sprzedawca, a notę korygującą w określonych okolicznościach – nabywca faktury z błędem.
Faktura korygująca
Do naprawienia błędów na fakturze służy faktura korygująca. Wystawia się ją także, gdy zmienią się warunki transakcji. Fakturę korygującą wystawiasz, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej:
- stwierdziłeś pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury;
- udzielasz obniżki ceny w formie rabatu;
- nabywca zwrócił ci towar;
- zwróciłeś nabywcy całość lub części zapłaty;
- wystawiłeś fakturę bez adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, mimo iż miałeś taki obowiązek.
Uwaga! Fakturę korygującą może wystawić wyłącznie przedsiębiorca sporządzający fakturę pierwotną.
Co ważne, przepisy prawa wyraźnie wskazują, jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca, a mianowicie:
- wyrażenie „faktura korygująca” albo „korekta”;
- kolejny numer oraz datę jej wystawienia;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca;
- opis przyczyny korekty;
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego.
Kiedy musisz mieć potwierdzenie nabywcy o odbiorze faktury korygującej?
Jeśli w wyniku jej wystawienia zostaje obniżona podstawa opodatkowania (zmniejsza się też kwota należnego podatku VAT). Potwierdzenie bowiem jest warunkiem obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty VAT. Potwierdzenie może być w formie:
- listu poleconego z potwierdzeniem odbioru;
- pisemnej;
- elektronicznej;
- faxu, który potwierdza odbiór;
- odesłanej faktury korekty wraz z datą odbioru i podpisem.
Nota korygująca
Jeśli jesteś nabywcą i otrzymałeś od sprzedawcy fakturę z błędami, możesz wystawić notę korygującą. Możesz poprawić w ten sposób tylko błędy formalne, które nie mają wpływu na wysokość kwoty i podatku. Nota może dotyczyć błędu:
- w dacie wystawienia;
- danych nabywcy;
- dacie dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi;
- nazwie (rodzaju) towaru lub usługi;
- jeśli sprzedawca wystawił fakturę bez adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, mimo iż miał taki obowiązek.
Jak wspomnieliśmy wcześniej, nie możesz poprawić notą korygującą danych, które wpływają na wyliczenie podatku, a więc w szczególności będzie to dotyczyć:
- wartości towarów;
- kwoty upustów;
- stawki podatku;
- kwoty podatku od wartości sprzedaży netto.
Uwaga! Nota wymaga akceptacji wystawcy faktury. Przepisy nie określają formy akceptacji.
Tak jak w przypadku faktury korygującej, przepisy prawa wyraźnie określają elementy noty korygującej:
- wyrażenie „nota korygująca”;
- kolejny numer i datę jej wystawienia;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura;
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Co jest ważne w kwestii praktycznej, nota korygująca może też być wystawiona w formie elektronicznej.
Kiedy musisz wystawić fakturę, a kiedy notę?
Drobne błędy na fakturze mogą zostać zmienione zarówno za pomocą faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę, jak i noty korygującej wystawionej przez nabywcę. Jednak w przypadku noty korygującej, przedsiębiorcy powinni pamiętać, że nie można nią zmienić podmiotu na całkowicie inny. Takie prawo daje wyłącznie faktura korygująca.
Faktura korygująca a nota – czym się różnią? – podsumowanie
Faktura korygująca oraz nota to dwa dokumenty służące korekcie faktur. Mimo, że na pierwszy rzut oka, jedyną różnicą, jaką możemy w nich dostrzec to nazwa, ich zastosowanie znacznie się od siebie różni.
Jak już wspomnieliśmy we wstępie, błędy w wystawianiu mogą się zdarzyć każdemu. Jednak zawsze powinieneś pamiętać o tym, aby skorygować swoje błędy, które dostrzegłeś. Pamiętaj, że dla obu tych dokumentów przepisy prawa przewidują termin ostateczny dla ich wystawienia. W przypadku faktury korygującej – powinna ona zostać wystawiona niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia, które spowodowało konieczność jej sporządzenia. Maksymalny termin jest wyznaczany przez upływ przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli obecnie 5 lat (liczone od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku). Natomiast w przypadku noty korygującej – nabywca w każdym momencie ma prawo ją wystawić.
