Delegowanie do pracy za granicą – obowiązki pracodawcy

Delegowanie pracowników do pracy na terenie innych krajów Unii Europejskiej wciąż zyskuje na popularności. Mimo tego, że coraz więcej przedsiębiorców korzysta z tej możliwości, wymaga to od nich podjęcia szeregu działań. Co zatem warto wiedzieć o kwestii, jaką jest delegowanie do pracy za granicą? Jak wyglądają obowiązki pracodawcy w tej kwestii? Odpowiadamy poniżej.

Delegowanie do pracy za granicą

Zamierzając delegować swojego pracownika do pracy w innym kraju UE, w pierwszej kolejności należy zadbać o legalność jego pobytu i pracy. Wiąże się to zwykle z wieloma kwestiami podatkowymi i ubezpieczeniowymi. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, iż w grę może wchodzić stosowanie przepisów prawa pracy, podatkowych i ubezpieczeniowych zarówno polskich, jak i kraju delegowania, czy przepisów unijnych. Warto więc odpowiednio wcześniej zadbać o ustalenie planu działania.

Podróż służbowa, oddelegowanie i delegacja

Aby móc w prawidłowy sposób dokonać wszelkich formalności związanych z wysłaniem swojego pracownika za granicę, w pierwszej kolejności powinniśmy sprawdzić z jakim rodzajem ,,delegacji” mamy do czynienia. W polskim Prawie Pracy rozróżnia się aż trzy rodzaje. Jest to podróż służbowa, oddelegowanie oraz delegacja. Niestety ich podział nie jest prosty i oczywisty. Polskie przepisy bowiem nie definiują samego delegowania, a w przypadku podróży służbowych nie ma wyraźnie określonego limitu czasu ich trwania. Jednak możemy wskazać na kilka cech charakterystycznych omawianych pojęć. Czym się właściwie różnią te trzy terminy, których w praktyce używamy zamiennie?

1. Zgodnie z polskim prawem, gdy wyjazd za granicę ma charakter incydentalny i krótkotrwały, a pracownik wyjeżdża poza stałe miejsce pracy, żeby wykonać określone zadanie, wiążące się z obowiązkami służbowymi, mamy do czynienia z podróżą służbową.
2. Oddelegowanie natomiast to powierzenie pracownikowi (w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy) innej pracy niż określona w umowie o pracę. Praca ta nie powinna przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym.
3. Delegacja z kolei to wysłanie pracownika do wykonywania swojej pracy, przez ograniczony okres czasu, na terytorium innego państwa członkowskiego, niż państwo w którym zwyczajowo pracuje.

W konsekwencji, pracodawca delegujący swojego pracownika musi zadbać o odpowiednie warunki formalne. Zanim więc dojdzie do wyjazdu, pracodawca powinien podpisać z pracownikiem aneks do umowy o pracę, w którym ustalą zasady obowiązujące w czasie delegowania. Taki aneks powinien zawierać między innymi informacje na temat:

• wynagrodzenia i waluty, w jakiej nastąpi rozliczenie,
• zasady zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika,
• dni wolne od pracy,
• prawo właściwe, właściwość sądu itp.

Delegowanie do pracy za granicą – obowiązki pracodawcy

Wobec pracownika, który pracuje za granicą stosuje się przepisy polskiego Prawa Pracy ponieważ umowę o pracę zawiera się w Polsce. Pracownikowi należy więc zapewniać te świadczenia, do których ma prawo zgodnie z polskim Kodeksem Pracy. Wszystko byłoby proste jednak w tym miejscu pojawiają się kwestie dodatkowe.

Obowiązkiem polskiego pracodawcy jest zapewnienie delegowanemu pracownikowi co najmniej minimalnych warunków zatrudnienia, jakie obowiązują w kraju, do którego wyjeżdża zatrudniony. Trzeba jednak pamiętać, że nie chodzi tu jedynie o minimalną stawkę płacy i nadgodziny, ale również o wymiar płatnych urlopów wypoczynkowych, czy przepisy dotyczące BHP. Podsumowując, pracodawca, który zamierza delegować do pracy ma obowiązek zapewnić pracownikowi, takie same warunki zatrudnienia, które obowiązują w kraju przyjmującym w zakresie:

• maksymalnego czasu pracy i minimalnego okresu odpoczynku;
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów;
• wynagrodzenia;
• bezpieczeństwa i higieny pracy;
• warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca;
• równego traktowania kobiet i mężczyzn;
• środków ochronnych dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodocianych;
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.

Jeśli warunki zatrudnienia w Polsce będą bardziej korzystne niż te w kraju przyjmującym – należy utrzymać polskie warunki w czasie trwania delegowania.

Dodatkowo, w wielu krajach UE obowiązkiem pracodawcy jest powołanie tzw. przedstawiciela. Wyjaśniając, jest to wyznaczenie osoby kontaktowej, zamieszkującej na terenie kraju, do którego deleguje on pracowników. Osoba upoważniona do pośredniczenia w kontaktach z urzędem odpowiedzialnym za nadzorowanie warunków pracy i zatrudnienia lub z innymi instytucjami, jest przedstawicielem pracodawcy i występuje w jego imieniu.

Ubezpieczenie pracownika

Pracodawca płaci nadal składki na ubezpieczenia społeczne w Polsce za delegowanego pracownika. Musi jednak spełnić pewne warunki. Przede wszystkim przewidywany czas delegowania nie może przekroczyć 24 miesięcy. Wówczas konieczne jest uzyskanie od ZUS formularza A1 poświadczającego podleganie ubezpieczeniom społecznym w Polsce.

Aby pracownik mógł być nadal ubezpieczony w Polsce, pracodawca musi także posiadać siedzibę na terenie Polski. Ważne jest również to, żeby przez cały okres delegowania zachodził stosunek pracy pomiędzy pracodawcą a osobą wysłaną za granicę.

Równocześnie, pracownik, który podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu w Polsce, ma możliwość skorzystania z niezbędnych świadczeń zdrowotnych w kraju delegowania. Jest to możliwe na podstawie Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. To uprawnienie ma zapobiegać przymusowemu powrotowi pracownika do kraju zamieszkania w sytuacji, gdy potrzebna jest pomoc medyczna. Prawo do świadczeń w tym samym zakresie mają także członkowie rodzin pracowników wysłanych, zgłoszeni przez nich do ubezpieczenia zdrowotnego i towarzyszący im w państwie delegowania.

Obowiązek podatkowy

Co do zasady – opłacanie podatków przez pracownika pozostaje bez zmian i następuje to w Polsce. Decydują o tym przepisy polskiej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nimi, pracownik płaci podatki tylko w Polsce, gdy:

• pracuje on i przebywa za granicą przez okres lub okresy nie dłuższe niż 183 dni w okresie 12 miesięcy,
• wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w państwie, do którego pracownik został oddelegowany,
• wynagrodzenie nie jest płacone przez firmę, którą pracodawca posiada w państwie oddelegowania pracownika.

Jeśli wszystkie wymienione powyżej warunki zostaną spełnione, wynagrodzenie pracownika delegowanego będzie opodatkowane w Polsce. Jeśli natomiast jeden z powyższych warunków nie zostanie spełniony, wynagrodzenie za pracę będzie opodatkowane w tym kraju, do którego pracownik został oddelegowany.

Delegowanie do pracy za granicą – podsumowanie

Na koniec dość istotna rada praktyczna. Zapamiętaj – wskazanie w umowie o pracę lub aneksie do niej miejsca pracy jest niezwykle istotne. Jeśli pracownik ma zapisane w umowie miejsce pracy na terytorium Polski – jego wyjazd poza granicę kraju będzie zagraniczną podróżą służbową. Jeśli natomiast z treści umowy wynika, iż miejsce pracy może znajdować się za granicą, to pracodawca może oddelegować pracownika do pracy za granicą i nie będzie to podróż służbowa. Osoby znajdujące się w zagranicznej podróży służbowej mają prawo do innego rodzaju świadczeń, niż osoby delegowane do pracy za granicą.