Współpraca z biurem rachunkowym niezaprzeczalnie jest ułatwieniem dla każdego przedsiębiorcy. Obecnie, poza rozliczaniem podatków, biura oferują również inne usługi wspierające rozwój biznesu. Może się zdarzyć tak, że korzystamy z usług naszego księgowego jedynie z przyzwyczajenia – warto wtedy rozważyć zmianę księgowości. Z uwagi na natłok obowiązków, możemy przeoczyć fakt, że nie spełnia już ona naszych oczekiwań. Dlatego warto przeanalizować naszą indywidualną sytuację jako przedsiębiorcy i podjąć decyzję, która może okazać się o wiele korzystniejsza dla naszego biznesu. Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak w łatwy sposób – krok po kroku – zmienić biuro rachunkowe, przeczytaj nasz poprzedni artykuł „Jak zmienić księgowość?”. Temat ten dziś rozszerzymy, dodatkowo wskazując, czy warto zmienić księgowość. Jeśli tak – to jak ocenić, czy dane biuro rachunkowe jest godne zaufania i warto z nim współpracować?
W dzisiejszym wpisie zwrócimy także uwagę na sygnały, które wskazują na to, że pora na zmianę biura rachunkowego. Jeśli więc już od jakiegoś czasu zastanawiasz się nad tym, czy warto zmienić księgowość – ten artykuł jest dla Ciebie.
Zapraszamy do lektury.
Zalety korzystania z usług biura rachunkowego
Przy rozpoczęciu własnej działalności gospodarczej podstawowym problemem dla przedsiębiorców staje się prowadzenie księgowości. Nie ma w tym nic dziwnego – skomplikowane, często zmieniające się przepisy prawa podatkowego, rozliczenia, deklaracje… Obowiązków podatkowych nie da się pominąć, a dodatkowo należy się z nich wywiązywać, mając na względzie przede wszystkim podstawowy zamysł założenia firmy, czyli realizowanie celów biznesowych. Nikogo już nie dziwi więc, że niemal każdy przedsiębiorca albo zatrudnia, albo korzysta z usług księgowej.
Jest to przede wszystkim oszczędność czasu i nerwów, jakie z pewnością byśmy stracili na analizowanie niezrozumiałych przepisów podatkowych. W rezultacie biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność za przestrzeganie aktualnych przepisów podatkowych i rachunkowych. Mimo że w momencie popełnienia błędu to Ty, jako przedsiębiorca, będziesz odpowiadał za niego przed organami państwowymi, profesjonalne biura mają wykupione ubezpieczenie OC. Chronią one jednocześnie i biuro, i przedsiębiorcę przed ewentualnymi pomyłkami. Jeśli firma zewnętrzna narazi Twoje przedsiębiorstwo na straty finansowe, to dzięki OC zostaną one zniwelowane. W konsekwencji kwestia ubezpieczenia jest dość istotna – o czym także w dalszej części artykułu.
Na co zwracać uwagę przy wyborze nowego biura rachunkowego?
Poniżej znajdziesz aspekty, na które w szczególności powinieneś zwracać uwagę przy wyborze nowego biura rachunkowego:
1. Zakres świadczonych usług. Warto dobrze przyjrzeć się szczegółom usług oferowanych przez biuro rachunkowe oraz już wcześniej wiedzieć, jakie świadczenia są dla naszej firmy koniecznością. Czy biuro składa deklaracje podatkowe za klienta oraz czy reprezentuje go przed urzędami? Czy oferuje usługi doradztwa finansowego? A może jeszcze coś innego, dopasowanego do Twoich potrzeb? Pamiętaj o jednym – wygoda załatwienia wszystkiego w jednym miejscu jest ogromna. Warto zatem wybrać biuro, które oprócz profesjonalnego prowadzenia księgowości, oferuje wiele innych usług.
2. Kompetencje. Sprawy księgowe mają ogromne znaczenie. Dlatego ważne jest, by ludzie zajmujący się nimi w naszym imieniu posiadali odpowiednie kompetencje. Idealnie, gdyby mieli wyższe wykształcenie magisterskie z zakresu rachunkowości. Do 10 sierpnia 2014 r. uprawnienia do prowadzenia pełnej księgowości miały wyłącznie osoby z uzyskaną licencją Ministra Finansów. Dzisiaj certyfikaty MF nie są już wymagane (ani wydawane). W konsekwencji kompetencje biura możesz zweryfikować na podstawie ukończonych kursów czy certyfikatów. Dobrze, żeby były na bieżąco uaktualniane. Wówczas stanowią dowód na aktualizowanie i poszerzanie wiedzy przez pracowników biura.
3. Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC). Z kwestii formalnych, w pierwszej kolejności zwróć uwagę na to, czy biuro rachunkowe posiada odpowiednie ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Nie jest ono obowiązkowe, ale na podstawie tego, czy dane biuro je posiada lub nie – możemy z pewnością zweryfikować, czy mamy do czynienia z profesjonalistami. Oczywiście posiadanie ubezpieczenia należy uznać jako zaletę. Wówczas, w razie jakiejkolwiek pomyłki, będziesz mógł się domagać odszkodowania. Jako klient masz pełne prawo poprosić o umowę, jaką zawarło biuro rachunkowe z ubezpieczycielem. Pamiętaj, że to Ty odpowiadasz za wszelkie nieprawidłowości przed organami państwowymi. Dopiero później możesz starać się o odszkodowanie od księgowości, które zostanie pokryte właśnie z ich ubezpieczenia.
4. Sposób komunikacji z biurem. Obecnie dla wielu przedsiębiorców istotna kwestią jest możliwość dostarczania dokumentów w formie zdalnej (pocztą lub elektronicznie). Brak konieczności osobistych wizyt kilka razy w miesiącu, lub nawet częściej, z pewnością jest dużą oszczędnością czasu.
Czy warto zmienić księgowość? – nieoczywiste strony biura
Czasy, kiedy księgowi byli niedostępnymi introwertykami, schowanymi za stertą dokumentów, już dawno minęły. Obecnie oczekuje się od nich, że będą rozmawiali z klientem oraz pomagali mu w podejmowaniu decyzji finansowych. Dlatego przy wyborze nowego biura rachunkowego warto kierować się tym, że księgowy ma być również Twoim doradcą. Ważne, aby potrafił w sposób jasny i przyjazny dzielić się swoją specjalistyczną wiedzą. Już podczas pierwszej rozmowy jesteśmy w stanie zweryfikować, czy księgowy lubi to, co robi. Jeśli chętnie z nami rozmawia – to dobry znak. Zwróćmy na to uwagę.
Ważny okazać się może także sposób prezentacji biura na zewnątrz. Może i nie jest to najważniejszy aspekt, na który powinniśmy zwracać uwagę przy wyborze nowego biura rachunkowego, ale z pewnością ma jakieś znaczenie. Zwłaszcza, jeśli zwracasz uwagę na to, z kim współpracujesz. Rozważając nawiązanie dłuższej współpracy z daną firmą, na pewno warto sprawdzić, jak wygląda jej strona internetowa. Może znajdziemy na niej blog, na którym natrafimy na wiele cennych informacji? Takie szczegóły są o tyle istotne, że pokazują profesjonalne oraz innowacyjne podejście firmy do tego, czym się zajmuje. Z pewnością działa to na jej plus.
Dodatkową cechą, którą można wziąć pod uwagę, dokonując wyboru biura rachunkowego, jest jego przynależność do organizacji branżowych. Przykładem może być Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, które jest najstarszą polską organizacją zrzeszająca księgowych, dbającą o jakość świadczonych usług i stosowanie zasad etyki zawodowej. Powiązanie biura z tą lub jeszcze inną organizacją, z pewnością może nam zagwarantować profesjonalizm świadczonych usług.
Czy warto zmienić księgowość? Podsumowanie
Nieprawidłowości w rozliczeniach, utrudniona komunikacja z pracownikami biura czy jego zamknięcie to tylko niektóre z przesłanek, które mogą wymusić na nas przeniesienie księgowości do innej firmy. Pamiętajmy jednak, że powodów zmiany księgowości może być całe mnóstwo. Bez względu na to, jaka jest Twoja motywacja do zmiany biura – powinieneś pamiętać o wszystkich aspektach, na które zwróciliśmy uwagę w dzisiejszym artykule. Miej na względzie także dobro swojego biznesu oraz to, co będzie dla niego najkorzystniejsze. Dobra i miła współpraca z biurem rachunkowym to bowiem podstawa każdego rozwijającego się przedsiębiorstwa.
