Jeśli korzystasz już od dłuższego czasu z usług biura rachunkowego, zapewne wiesz, że na dobrą współpracę wpływa wiele czynników. W momencie, gdy przestaje ona spełniać Twoje oczekiwania, a jednocześnie nie układa się ona najlepiej – pora na zadanie sobie kluczowych pytań. Czy masz stały dostęp do swoich dokumentów? Czy uzyskujesz bieżące informacje o stanie finansowym Twojej firmy? A co najważniejsze, czy komunikacja z księgowym spełnia Twoje oczekiwania? Powodów zmiany księgowości jest tak naprawdę wiele i można by było je wymieniać w nieskończoność. Bez względu więc na przyczynę tego, dlaczego się nad tym zastanawiasz – w dzisiejszym artykule pokażemy Ci, jak w łatwy sposób zmienić księgowość.
Zapraszamy do lektury.
Jak zmienić księgowość?
Wybór odpowiedniego biura rachunkowego to istotny krok, mający wpływ na działalność firmy. Niejednokrotnie wybierając biuro po raz pierwszy, nie do końca jesteśmy w stanie stwierdzić, czego oczekujemy. Wraz z prowadzeniem biznesu oraz w zależności od branży, w jakiej go prowadzimy – oczekiwania oraz wymagania się zmieniają. Bywa również tak, że mimo braku zastrzeżeń co do współpracy z księgowością, biuro się zamyka – dlatego jesteśmy zmuszeni do przeniesienia swojej księgowości do innej firmy.
Mimo że zmiana biura rachunkowego może nam się kojarzyć z całą masą dodatkowych obowiązków, jest to proces stosunkowo prosty. Niemniej jednak warto pamiętać o kwestiach, które faktycznie przyczynią się do tego, że zmiana przebiegnie sprawnie i bez zbędnych niespodzianek.
Przede wszystkim zmiany takiej nie powinniśmy się obawiać. Warto ją rozważyć zawsze wtedy, gdy nie jesteśmy w pełni zadowoleni z obsługującej nas firmy. Na rynku znajduje się cała masa biur oferujących obsługę księgową firm oraz spółek. W związku z tym, wysoki poziom konkurencji pozwala na znalezienie takiego, które będzie odpowiadało naszym wymaganiom. W wyborze możemy się kierować: atrakcyjniejszą ceną, zakresem oferty czy ogólnym podejściem do klienta. Dodatkowo warto zwrócić uwagę na wykwalifikowanie pracowników biura oraz konieczność osobistego przekazywania dokumentów. Z pozoru może nam się to wydawać nieistotne, jednak możliwość przesyłania ich pocztą (tradycyjną lub elektroniczną) z pewnością jest dużym ułatwieniem.
Zmiana księgowości w 4 krokach
1. Pierwszym, a zarazem najważniejszym krokiem, jaki musisz podjąć przed zmianą księgowości, jest zakończenie umowy o świadczenie usług ze starym biurem. Rzadko zdarza się, że jest to możliwe z dnia na dzień. W treści umowy znajdziesz okres wypowiedzenia, jaki obowiązuje Cię w momencie zakończenia współpracy. To od niego zależy, jak długo jeszcze będziesz musiał korzystać z usług dotychczasowego biura, aby nie narazić się na koszty kar umownych. Najczęściej okres wypowiedzenia wynosi miesiąc lub dwa. Dlatego warto podjąć kroki odpowiednio wcześniej.
2. Gdy już biegnie termin Twojego okresu wypowiedzenia w poprzednim biurze, pora na znalezienie nowej firmy księgowej, która spełni Twoje oczekiwania. (Informacje na temat tego, na co zwracać uwagę przy wyborze biura rachunkowego znajdziesz w naszym kolejnym artykule: Czy warto zmienić księgowość? Jeśli tak, to kiedy?).
3. Kiedy już znajdziesz odpowiednie dla siebie biuro księgowe, podpisz z nim umowę. Najkorzystniejsze dla Ciebie będzie, jeśli wejdzie ona w życie w kolejnym dniu po rozwiązaniu poprzedniej. Wówczas pamiętaj o odebraniu od starego biura pełnej dokumentacji księgowej firmy i przekazaniu jej nowej księgowości. Odbiór ten powinieneś potwierdzić specjalnym protokołem. W oparciu o ten dokument, nowe biuro będzie mogło zapoznać się z sytuacją i specyfiką Twojej firmy. W związku z tym, kompletna dokumentacja powinna obejmować:
- księgi podatkowe (np. KPiR),
- rejestry VAT,
- ewidencje wymagane przez prawo,
- deklaracje rozliczeniowe ZUS,
- deklaracje podatkowe,
- dokumentację związaną z kadrami i płacami,
- dokumenty kosztowe (np. faktury, rachunki, potwierdzenia zapłaty).
4. Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, musisz zaktualizować swój wpis w CEIDG, zmieniając podmiot wykonujący Twoje rozliczenia (punkt 21 wniosku). Chodzi głównie o to, by wskazać aktualne miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. Zmiany możesz dokonać osobiście w Urzędzie Miasta i Gminy lub przez Internet. Z doświadczenia wiemy, że najłatwiejszym sposobem jest skorzystanie z internetowego serwisu CEIDG i podpisanie wprowadzonych zmian profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym.
Czy istnieje idealny czas na zmianę?
Wyłącznie od Ciebie zależy to, kiedy zdecydujesz się na zmianę obsługującego Cię biura księgowego. Przepisy prawa nie określają terminu takiej zmiany. Pamiętaj jednak, że nie można tego procesu przeprowadzić z dnia na dzień. Zmiana wymaga czasu i odpowiedniego przygotowania. Księgowy, z którym chcesz się rozstać, musi przygotować i przekazać Ci wszystkie dokumenty, a ten, z którym zamierzasz rozpocząć współpracę – zapoznać się z nimi. Jeśli chodzi natomiast o Twój komfort oraz brak zamieszania, poniżej znajdziesz kilka dodatkowych wskazówek, które z pewnością ułatwią Ci cały proces zmiany księgowości:
- zadbaj o to, aby cały proces związany ze zmianą biura odbywał się na koniec okresu rozliczeniowego – na przełomie miesiąca. Dokonanie tego np. 15 maja pociągnęłoby za sobą ogromny nieład, którego z pewnością chciałbyś uniknąć. W związku z tym pamiętaj – cały miesiąc powinien być zamknięty przed jedną firmę księgową,
- wiele osób twierdzi, że najbezpieczniejszą opcją na zmianę księgowości jest czas po zakończeniu roku obrotowego – na przełomie grudnia i stycznia. Wtedy jednak należy pamiętać o dodatkowym ustaleniu, kto sporządzi roczne sprawozdanie finansowe.
Jak zmienić księgowość? – podsumowanie
Obsługa księgowa to usługa, z której korzysta wielu przedsiębiorców. Jest to przede wszystkim duża oszczędność naszego czasu, który możemy przeznaczyć na mnożenie kapitału i pracę w firmie. Zawodowi księgowi posiadają bogatą wiedzę i doświadczenie z zakresu rachunkowości. Korzystając z ich pomocy, nie musimy na bieżąco śledzić zmian przepisów prawnych w księgowości, które zazwyczaj wprowadzane są każdego roku. Mimo że ich celem jest ciągłe udoskonalanie prawa podatkowego, często bywają skomplikowane. Dzięki korzystaniu z usług profesjonalnego biura rachunkowego nie musimy się tymi kwestiami za bardzo przejmować.
Może się zdarzyć jednak, że nasz księgowy przestaje dotrzymywać terminów, kontakt z nim jest utrudniony lub składa błędne deklaracje. Oczywiście pomyłka może przytrafić się każdemu. Jeśli jednak mamy poczucie, że księgowi podchodzą nieprofesjonalnie do swoich zadań – mamy prawo reagować. Pamiętajmy, że chodzi o nasze finanse oraz faktyczną odpowiedzialność przed organami skarbowymi, którą ponosimy my sami, jako przedsiębiorcy. Po przeczytaniu dzisiejszego artykułu już wiesz, jak zmienić księgowość oraz że proces ten nie jest skomplikowany – dlatego nie warto się go obawiać.
