Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie własnej działalności gospodarczej zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odpowiednio prowadzona dokumentacja, legalność zatrudnienia czy faktyczne przestrzeganie przepisów BHP w przedsiębiorstwie to jedynie część obszarów, które mogą podlegać nadzorowi. Nie ma znaczenia przy tym, czy firma jest mikroprzedsiębiorstwem, czy dużym zakładem pracy. Kontrola może dotyczyć każdego przedsiębiorcy. Zasady prowadzenia kontroli w firmach w praktyce jednak mogą różnić się od siebie jedynie w zależności od tego, jaka instytucja je prowadzi. W niniejszym artykule przedstawimy i omówimy ogólne reguły, obowiązki i prawa przedsiębiorców przed oraz w trakcie kontroli. A co najważniejsze, wskażemy, kto może kontrolować Twoją działalność gospodarczą. Zamiast czekać na otrzymanie pisma o wszczęciu kontroli w naszym przedsiębiorstwie – warto już teraz dowiedzieć się kto, kiedy i na jakich zasadach może ją przeprowadzić.
Po więcej szczegółów zapraszamy do lektury poniższego artykułu.
Kto może kontrolować działalność gospodarczą?
W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, Twoja firma może zostać skontrolowana przez szereg różnych instytucji. Praktyka pokazuje, że kontrolę przeprowadza się na skutek zgłoszenia lub samodzielnego wykrycia przez właściwy organ potencjalnych nieprawidłowości u przedsiębiorcy. W tym celu przeprowadza on tzw. analizę prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej, o czym poniżej.
Instytucjami, które w szczególności mogą przeprowadzać kontrolę przedsiębiorców, są organy administracji publicznej. A mianowicie:
- urzędy, jak:
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS),
- Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS),
- Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK),
- Urzędy Skarbowe,
- Urzędy Celno-Skarbowe,
- inspekcje, na przykład:
- Państwowa Inspekcja Pracy (PIP),
- Inspekcja Ochrony Środowiska,
- Inspekcja Weterynaryjna,
- Państwowa Inspekcja Sanitarna,
- Inspekcja Handlowa,
- służby, a wśród nich:
- Centralne Biuro Antykorupcyjne (CBA),
- Straż Graniczna,
- Państwowa Straż Pożarna,
- inne, przykładowo:
- Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON),
- organy udzielające koncesji.
Ogólne zasady przeprowadzania kontroli w firmach
Powyższa lista świadczy o tym, że organów, które mogą wszcząć postępowanie kontrolne przeciwko przedsiębiorcom, jest naprawdę sporo. Niezależnie jednak od tego, jaka instytucja zgłosi się do nas z zamiarem jej przeprowadzenia – zasady regulujące nadzór działalności gospodarczej są w każdym przypadku bardzo podobne.
Pierwszym etapem każdej kontroli jest przeprowadzenie, już wcześniej wspomnianej, analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. W jej toku organ – na podstawie dostępnych mu informacji – szuka takich obszarów przedsiębiorstwa, w których ryzyko naruszenia przepisów jest największe. Od wcześniejszej analizy można jednak odstąpić, jeśli organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie:
- zagrożenia życia lub zdrowia,
- popełnienia przestępstwa lub wykroczenia (w tym skarbowego),
- innego naruszenia prawnego zakazu lub niedopełnienia prawnego obowiązku.
Jeśli po tym etapie organ uzna, że w danym przedsiębiorstwie mogą występować naruszenia przepisów, podejmuje on tzw. uprzednie działania kontrole. Oznacza to, że jeszcze przed faktycznym wszczęciem kontroli organ, który ma zamiar ją przeprowadzić – ma obowiązek zawiadomienia o tym przedsiębiorcy. Z reguły odbywa się to listem poleconym. Zwróćmy szczególną uwagę na to, co takie pismo powinno zawierać. A mianowicie:
- oznaczenie organu, który będzie przeprowadzał kontrolę,
- datę i miejsce wystawienia,
- oznaczenie przedsiębiorcy, u którego kontrola będzie przeprowadzana,
- wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli – co stanowi jeden z ważniejszych elementów zawiadomienia,
- imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.
Uwaga!
Kontrolę wszczyna się od 7 do 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia – wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia.
Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy organ nie ma obowiązku zawiadomienia przedsiębiorcy o kontroli. Ma to miejsce przede wszystkim wtedy, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia (w tym skarbowego), lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.
Ogólne zasady kontroli w firmach dotyczą także czasu trwania wszystkich kontroli w jednym roku kalendarzowym. Różni się on od siebie w zależności od wielkości firmy. W przypadku mikroprzedsiębiorstw czas kontroli nie może przekraczać 12 dni roboczych, w małych 18 dni, w średnich 24. Natomiast u pozostałych przedsiębiorców czas trwania wszystkich kontroli w jednym roku wynosi 48 dni roboczych. W szczególnych sytuacjach okres ten może ulec przedłużeniu.
Czynności kontrolne
W momencie, gdy przedstawiciele organów kontroli pojawią się już w naszym przedsiębiorstwie, w pierwszej kolejności mają obowiązek okazania imiennej legitymacji służbowej, upoważniającej do wykonywania czynności kontrolnych. Następnie powinni oni doręczyć przedsiębiorcy (lub upoważnionej przez niego osobie) pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Najważniejszym elementem upoważnienia jest zakres przedmiotowy kontroli. A mówiąc konkretniej – czego kontrola będzie dotyczyła. Pamiętaj, że zakres kontroli nie może wykraczać poza to, co zostało wskazane w upoważnieniu. W tym miejscu warto również wspomnieć o tym, że możliwe są też wspólne kontrole kilku urzędów, ale wyłącznie za zgodą przedsiębiorcy.
Czynności kontrolne wykonuje się albo w obecności przedsiębiorcy, albo upoważnionej przez niego osoby, a ustalenia z kontroli zamieszcza się w protokole. W związku z tym, każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia takiej dokumentacji, jak książka kontroli (może mieć ona formę papierową lub elektroniczną). Zapisuje się w niej wszelkie informacje o przeprowadzonych działaniach kontrolnych oraz notuje się to, czego dana kontrola dotyczy i jakie efekty przynosi. Razem z książką kontroli warto przechowywać także upoważnienia i protokoły z wcześniejszych czynności kontrolnych.
Na koniec warto dodać, że zasadą jest, że jedna kontrola może być prowadzona w jednej sprawie. Natomiast sama kontrola skarbowa nie może podważać ustaleń wcześniejszej kontroli. Jeśli bowiem organy administracji publicznej wyjątkowo często lub długo kontrolują daną firmę – przedsiębiorca ma prawo poskarżyć się na przewlekłość kontroli.
Kto może kontrolować działalność gospodarczą? – podsumowanie
Jak możesz zauważyć po przeczytaniu dzisiejszego artykułu, kontrola ze strony organów administracji publicznej może Cię spotkać niezależnie od tego, na jak dużą skalę prowadzisz swoją działalność. Mimo że istnieje wiele rodzajów kontroli, do tych najczęstszych należą kontrole podatkowe, prowadzone przez Państwową Inspekcję Pracy oraz ZUS. Oczywistym jest, że każda kontrola – nawet gdy rzetelnie i poważnie podchodzimy do swoich obowiązków – nie jest niczym przyjemnym. Pamiętajmy jednak, że w zdecydowanej większości przypadków o takich działaniach będziemy odpowiednio wcześniej zawiadomieni, co da nam czas na odpowiednie przygotowanie. Pamietajmy przy tym, że z każdej kontroli organ sporządza protokół. W swej treści zawiera on zarządzenia, wnioski lub zalecenia. Jeśli nie zgodzimy się z postawionymi nam zarzutami – zawsze możemy wnieść sprzeciw od wydanego protokołu.
