Każdy przedsiębiorca ponosi wydatki konieczne do prowadzenia działalności. Kosztami stałymi niemal każdej firmy są: koszty wynajmu lokalu, artykuły biurowe, energia, Internet czy oprogramowanie komputerowe. O ile trudno zaoszczędzić na obowiązkowych opłatach – jak np. składki ubezpieczenia ZUS, sposobów na obniżenie kosztów w firmie jest mnóstwo. Jednak w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, w każdym przypadku sposoby te mogą się od siebie różnić. Przy odrobinie motywacji oraz umiejętności wybierania jedynie elementów koniecznych, jesteśmy w stanie obniżyć koszty swojego przedsiębiorstwa w satysfakcjonujący nas sposób. Mimo że w perspektywie miesięcznej zmniejszone wydatki mogą wydawać się nieznaczące, to już w stosunku kwartalnym lub rocznym mogą być optymistyczne.
W dzisiejszym artykule przedstawimy 3 proste sposoby na to, jak obniżyć koszty w firmie. Jakie opcje warto rozważyć? Na co zwrócić większą uwagę? A może warto poświęcić chwilę czasu na analizę cen konkurencji? Uważamy, że jest to temat bardzo istotny dla wielu przedsiębiorców – zwłaszcza tych początkujących. Zapraszamy więc do zapoznania się z poniższym artykułem.
Obniżenie kosztów w firmie – darmowe konto dla firmy
Mimo że dla wielu osób konto firmowe jest po prostu koniecznością, nie oznacza to, że w tej kwestii nie da się obniżyć kosztów. Zazwyczaj zdarza się tak, że umowę o prowadzenie konta bankowego dla naszej firmy podpisujemy z tym samym bankiem, w którym posiadamy konto osobiste. Nie ma w tym nic dziwnego. Jeśli dotychczas byliśmy zadowoleni ze świadczonych usług, dlaczego miałoby się to zmienić? Warto jednak mieć na uwadze to, że zazwyczaj z konta firmowego wykonuje się o wiele więcej operacji, które są często płatne. Nawet niewielka opłata miesięczna, np. w wysokości 10 zł, to rocznie już 120 zł.
Warto zatem przeanalizować oferty kilku banków w celu porównania najtańszych opcji bądź takich, które będą najbardziej odpowiednie dla prowadzenia biznesu. Twoja firma w znacznym stopniu posługuje się obrotem gotówkowym? A może odwrotnie – wykonuje dużą ilość przelewów internetowych? Dobierz odpowiednią ofertę dla siebie, która zapewni Ci np. darmowe przelewy do urzędów lub najtańsze wypłaty gotówkowe.
Doradztwo finansowe (podatkowe)
Chyba nie musimy przekonywać żadnego przedsiębiorcy co do tego, że samodzielne prowadzenie księgowości jest czasochłonne. Zwłaszcza obecnie, kiedy wprowadza się wiele zmian w prawie, m.in. z uwagi na panującą pandemię. Korzystanie z usług fachowego biura rachunkowego to jednak nie tylko korzyść z uwagi na ograniczoną liczbę obowiązków. Ze względu na wcześniej wspomniane częste zmiany (zwłaszcza w prawie podatkowym), które nawet przed pandemią wprowadzane były niemal co roku, warto oddać pewne formalności w ręce profesjonalnego biura księgowego. Nie narażamy się wówczas na spore koszty kar, które grożą za niedopełnienie ciążących na nas obowiązków. Na przykład kary za błędne prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Jeszcze zanim postanowisz skorzystać z usług danego biura – sprawdź, na jakich zasadach będzie opierała się Wasza współpraca. Czy zakres świadczonych usług to jedynie prowadzenie księgowości? Czy możesz liczyć na reprezentowanie Cię przed urzędami? A może dodatkowo oferuje ono także usługi doradztwa finansowego? Określ dokładnie swoje oczekiwania i zastanów się przynajmniej dwa razy przed podjęciem decyzji.
Praca zdalna
Obecna sytuacja związana z pandemią pokazała, jak wiele modeli przedsiębiorstwa pozwala na pracę zdalną. Wykorzystaj to. Na rynku jest, a także pojawia się, coraz więcej rozwiązań znacznie poprawiających jakość nie tylko komunikacji pomiędzy pracownikami, ale także obiegu dokumentów. Dzięki temu jesteś w stanie zaoszczędzić na takich kosztach, jak: wynajem lokalu, sprzęt elektroniczny (chodzi głównie o drukarki, telefony), materiały biurowe czy koszty energii i Internetu. Wystarczy, że wyposażysz swoich pracowników w mobilne sprzęty, które zapewnią stały dostęp do Internetu, oraz inne rozwiązania potrzebne do pracy.
Dodatkowo rozważ rozwiązanie typu cloud computing. Wyjaśniając najprościej, jak się da, usługa ta polega na gromadzeniu i przetwarzaniu danych bez konieczności używania oprogramowania zainstalowanego na własnym sprzęcie. Rozwiązanie to pozwala obniżyć wydatki budowy infrastruktury informatycznej w przedsiębiorstwie. To także świetny sposób archiwizacji danych, bowiem koszt przechowywania ich w tradycyjny sposób jest znacznie większy. Korzystając z tej opcji, nie musimy ponosić kosztów z tytułu jakiegokolwiek oprogramowania.
Obniżenie kosztów w firmie – podsumowanie
Jak widzisz po przeczytaniu niniejszego artykułu, wystarczy podjąć kilka kroków, które przyczynią się do obniżenia kosztów w Twoim przedsiębiorstwie. Zorientowanie się w kwestii darmowego konta bankowego czy lepszego biura rachunkowego wymaga od Ciebie minimum wysiłku. To natomiast może przynieść dla Twojego przedsiębiorstwa pozytywne zmiany. W artykule skupiliśmy się jedynie na niektórych kwestiach. Pamiętaj, że przy odrobinie wysiłku i pomysłowości jesteś w stanie znaleźć jeszcze inne obszary przedsiębiorstwa, w których jest możliwe wprowadzenie optymalnych rozwiązań.
Jeszcze w ramach zakończenia warto zaznaczyć, że obniżenie kosztów w firmie nie jest równoznaczne z samym pojęciem „oszczędzania”. To niekoniecznie proces wiążący się z rezygnacją z usług biura rachunkowego – „bo tak obniżę swoje koszty”. To przede wszystkim umiejętne zarządzanie finansami, które umożliwi nam dalsze korzystanie z danego rozwiązania, ale w korzystniejszej dla nas cenie.
Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, pamiętaj również o możliwości obniżenia swoich składek ZUS na starcie prowadzenia działalności. W rezultacie możesz sięgnąć po:
- ulgę na start – w ten sposób przez 6 miesięcy nie będziesz płacić składek na ubezpieczenie społeczne,
- obniżone składki ZUS – składki w obniżonej wysokości możesz płacić przez kolejne 24 miesiące,
- tzw. Mały ZUS Plus – to rozwiązanie dedykowane przedsiębiorcom, których przychody nie przekraczają 120 000 zł.
