Koszty w czasie zawieszenia działalności

Zawieszenie działalności gospodarczej w ostatnim czasie stało się popularną praktyką, podejmowaną przez wielu przedsiębiorców w celu przetrwania kryzysu związanego z pandemią koronawirusa. Poza tym wcześniej dotyczyła głównie tych, którzy z innych powodów nie mogli czasowo prowadzić działalności lub była ona sezonowa. Ze względu na aktualność tego tematu, warto poznać podstawowe zasady tego procederu, a także koszty, jakie możesz ponieść w czasie zawieszenia działalności. Z dzisiejszego artykułu dowiesz się:

• Kto i na jaki okres może zawiesić działalność gospodarczą?
• Czy zawieszenie działalności oznacza całkowity brak aktywności?
• Jakie koszty przedsiębiorca może ponieść w czasie zawieszenia działalności?

Zapraszamy do lektury.

Podstawowe zasady regulujące zawieszenie działalności gospodarczej

Zawieszenie działalności jest często alternatywnym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy, który stoi przed podjęciem ostatecznej decyzji o likwidacji firmy. Daje zatem możliwość na chwilowe zmniejszenie liczby obowiązków, a w konsekwencji – czas na przemyślenie i spojrzenie na swój biznes z nieco innej strony lub przetrwanie gorszego okresu.

Co istotne, przedsiębiorca wpisany do CEIDG – a więc taki, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – nie musi podawać powodu zawieszenia ani wskazywać terminu, do kiedy będzie ono trwało. Zgodnie z art. 23 ustawy Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić działalność bezterminowo. Jedynym wymogiem jest natomiast minimalny okres zawieszenia, a mianowicie 30 dni. Nieco inaczej jest w przypadku firm wpisanych do KRS. Wówczas termin zawieszenia jest ograniczony i może trwać od 30 dni do 24 miesięcy.

Najważniejszymi zasadami, o jakich powinien pamiętać każdy przedsiębiorca zawieszający działalność, są:

1. „Zakaz” osiągania bieżących przychodów z podstawowych czynności, na których zwykle opiera się ich działalność, m.in. generowania zysków i wystawiania faktur.
2. Niezatrudnianie pracowników. Poza tym zawieszenie wykonywania działalności możliwe jest również w sytuacji, gdy podatnik zatrudnia wyłącznie pracowników przebywających na różnego rodzaju urlopach. Przykładowo na urlopie macierzyńskim lub na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie wychowawczym czy urlopie rodzicielskim.
3. W trakcie zawieszenia podatnik nie musi regulować podatków ani składek ZUS.

#1 Uwaga!

Osoby wykonujące pracę w ramach innego stosunku prawnego niż stosunek pracy, np. na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło, w rozumieniu prawa w tym przypadku nie są pracownikami.

#2 Uwaga! 

W przypadku np. spółki cywilnej, jawnej lub partnerskiej, zawieszenie działalności będzie skuteczne tylko wtedy, gdy zdecydują się na nie wszyscy wspólnicy.

Aktywność gospodarcza w czasie zawieszenia działalności

Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca nie powinien dokonywać czynności związanych bezpośrednio z jego firmą ani ponosić wydatków związanych z bieżącymi przychodami. Natomiast nie oznacza to, że przedsiębiorca w tym czasie nie może podejmować jakiejkolwiek aktywności gospodarczej. W art. 25 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców wskazano czynności, które można wykonywać podczas zawieszenia działalności i należą do nich m.in.:

• wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;
• przyjmowanie należności i regulowanie zobowiązań, które powstały przed zawieszeniem działalności;
• zbycie środków trwałych i wyposażenia;
• osiąganie przychodów finansowych z czynności sprzed zawieszenia;
• wykonywanie czynności niezbędnych do zachowania przychodów;
• regulowanie zobowiązań powstałych przed zawieszeniem;
• zabezpieczenie źródła przychodów.

Natomiast w czasie zawieszenia przedsiębiorca nie powinien kupować nowych towarów i materiałów handlowych, ale ma prawo przechowywać te nabyte wcześniej w warunkach gwarantujących ich trwałość.

Koszty w czasie zawieszenia działalności

W związku z powyższym w okresie zawieszenia istnieje możliwość uznania za koszty podatkowe wydatków, które miały na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Jakie zatem koszty można powiązać z zabezpieczeniem przychodów? Przykładowo:

• opłaty bankowe związane z utrzymaniem konta bankowego;
• raty za leasingi;
• abonament za usługi telekomunikacyjne, np. telefon;
• najem i opłaty za media;
• podatek od nieruchomości;
• opłatę za utrzymanie strony internetowej;
• amortyzację (może być koszem tylko w pierwszym miesiącu zawieszenia).

#3 Uwaga!

Należy w szczególności pamiętać o tym, aby być w stanie wyjaśnić organom podatkowym, np. w trakcie kontroli, dlaczego dany wydatek traktujemy i zaliczyliśmy do kosztów uzyskania przychodów w trakcie zawieszenia działalności. Dodatkowo trzeba, jak zwykle w przypadku uznawania wydatków za koszt, właściwie je udokumentować.

Skoro o kosztach mowa, w tym miejscu warto wspomnieć także o szeroko pojętych kosztach podatkowych. Co do zasady zawieszenie działalności pociąga za sobą ulgi finansowe i udogodnienia podatkowe. Przedsiębiorca nie musi w tym czasie płacić zaliczek na poczet podatku dochodowego. Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia go jednak z obowiązku złożenia zeznania rocznego – nawet wtedy, gdy trwa cały rok podatkowy i w tym czasie nie został osiągnięty żaden dochód.

#4 Uwaga!

W czasie zawieszenia działalności gospodarczej nie można dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Oznacza to, że zawieszenie działalności spowoduje wydłużenie okresu amortyzacji środka trwałego, ale nie zmienia sumy odpisów amortyzacyjnych zaliczanych do kosztów.

Podsumowanie

Powodów przemawiających za likwidacją może być całe mnóstwo. Utrata płynności finansowej przedsiębiorstwa, brak zleceń, utrata głównego kontrahenta czy problemy życiowe to tylko niektóre z nich. Przedsiębiorca, który ma zamiar zamknąć swoją działalność gospodarczą, wcale nie musi tego robić. Likwidacja to ostateczność, bowiem w takiej sytuacji może on podjąć decyzję o zawieszeniu działalności, która pozwoli mu chwilowo uwolnić się od uciążliwych obowiązków – m.in. regulowania zobowiązań podatkowych. Warto jednak zdawać sobie sprawę ze wszystkich konsekwencji, które się z tym wiążą i podejmować odpowiednie decyzje, tak by np. nie stracić ubezpieczenia zdrowotnego czy nie naruszyć prawa. Dodatkowo należy również pamiętać, że, mimo wielu udogodnień, przedsiębiorca ma nadal obowiązek regulowania zaciągniętych wcześniej zobowiązań.