Każdy przedsiębiorca zobligowany jest do przechowywania dokumentacji firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami. Należą do niej m.in. dokumenty przekazywane do ZUS, dokumenty pracownicze czy tytułowe dokumenty księgowe. Aby nie narazić się na kary finansowe i inne przykre konsekwencje, wynikające np. z przedwczesnego zniszczenia dokumentów, warto zaznajomić się z zasadami regulującymi przechowywanie dokumentów księgowych. Właściwa archiwizacja ma bowiem ogromne znaczenie nie tylko ze względu na uniknięcie potencjalnej kary, ale i ze strony organizacyjnej. Nie znamy osoby, która nie lubiłaby przysłowiowego „porządku w papierach”. Jak zatem tego dokonać? Odpowiadamy poniżej.
W dzisiejszym artykule omówimy najważniejsze zasady związane z przechowywaniem dokumentów oraz odpowiemy na pytania:
- Jakie dokumenty można zaliczyć do tzw. dokumentów księgowych?
- W jaki sposób należy je przechowywać?
- Przez jaki okres należy archiwizować poszczególne z nich?
- Czy faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej?
- Jakie kroki należy podjąć, gdy minie już czas przechowywania dokumentów księgowych?
Jakie dokumenty to te księgowe?
Na wstępie warto zaznaczyć, że wszelkie wytyczne dotyczące sposobu i czasu odpowiedniego przechowywania dokumentów księgowych regulowane są przez ustawę o rachunkowości. W rezultacie to na niej opieraliśmy się w dużej mierze, przygotowując dzisiejszy artykuł. Przejdźmy zatem do konkretów.
Zacznijmy od tego, jakie dokumenty księgowe należy w odpowiedni sposób – zgodny z przepisami ustawy – przechowywać. Są to przede wszystkim:
- podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR);
- księgi rachunkowe;
- ewidencje sprzedaży;
- rejestry VAT sprzedaży i zakupów;
- deklaracje;
- dowody księgowe – potwierdzenia sprzedaży, zakupów, pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą;
- dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury);
- kopia rocznego zeznania podatkowego.
Skoro już wiemy, jakie dokumenty firmowe możemy zaliczyć do tych z grona księgowych – warto poznać zasady, na jakich powinna opierać się ich prawidłowa archiwizacja. Zgodnie z początkowymi przepisami ustawy o rachunkowości, odpowiednie przechowywanie dokumentów powinno odbywać się:
- przez właściwie długi czas;
- w odpowiednio zorganizowany sposób oraz
- z należytym poziomem ochrony.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że dokumenty mogą być przechowywane samodzielnie przez firmę lub powierzone jednostce zewnętrznej.
#1 Uwaga!
W przypadku, gdy zdecydujemy się na tę drugą opcję i np. dokumenty przechowujemy w obsługującym nas biurze rachunkowym – pamiętajmy o obowiązku zgłoszenia tego faktu właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Głównym celem tej czynności jest wskazanie dokładnego adresu miejsca, w którym znajdują się dokumenty naszego przedsiębiorstwa. Termin wynosi 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi. Należy również zadbać o możliwość udostępnienia dokumentów np. w razie ewentualnej kontroli podatkowej.
Przechowywanie dokumentów księgowych
Jednak samo przechowywanie dokumentów księgowych to nie wszystko. Nie bez znaczenia jest też sposób prowadzenia archiwum. Przede wszystkim:
- dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z KPiR, a przy tym starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem;
- dokumenty muszą być uporządkowane zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe;
- księgowe dokumenty powinny być przechowywane w odpowiednim miejscu – zabezpieczonym przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych;
- przedsiębiorca powinien wyznaczyć miejsce przechowywania dokumentacji księgowej i poinformować o nim urząd skarbowy;
- przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny.
Czas przechowywania dokumentów
Żadnego przedsiębiorcy raczej nie musimy przekonywać co do tego, że dokumentów w każdej firmie gromadzi się całe mnóstwo. Właśnie dlatego warto zadbać o odpowiedni czas ich przechowywania, tak aby nie gromadzić niepotrzebnych z nich. Terminy ich archiwizacji określa już wcześniej wspomniana ustawa o rachunkowości w art. 74 ust 2. W dużym skrócie można stwierdzić, że wymagany okres przechowywania większości dokumentów wynosi 5 lat.
#2 Uwaga!
Wszystkie okresy przechowywania danych oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego owe zbiory dotyczą. Dzięki takiemu ujednoliceniu terminu, przechowywanie dokumentów firmowych nie jest zależne m.in. od poszczególnych dat wystawienia, ale łączy się je w poszczególne lata podatkowe.
Zmiany w przechowywaniu dokumentów od 2019 roku!
Mimo że zmiany nastąpiły już jakiś czas temu, warto o nich wspomnieć. Wraz z 1 stycznia 2019 roku w życie weszły nowe zasady przechowywania dokumentów księgowych. Zlikwidowany został obowiązek bezterminowej archiwizacji zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Okres ten skrócono do 5 lat – licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania. W rezultacie likwidacji mogą być obecnie poddane sprawozdania finansowe zatwierdzone w roku 2015 oraz starsze.
Czy faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej?
Co do zasady dokumenty księgowe powinny być przechowywane w oryginalnej postaci. Ustawa o rachunkowości wskazuje jednak na możliwość przeniesienia dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych. W takim wypadku należy jednak spełnić dodatkowe warunki. A mianowicie, chcąc przechowywać np. faktury papierowe w formie elektronicznej, powinniśmy zadbać o:
- zachowanie dokumentów w trwałej i niezmienionej postaci – takie warunki spełnia skan faktury;
- posiadanie urządzeń pozwalających na późniejszy wydruk tych dowodów księgowych (wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych).
W ramach podsumowania należy stwierdzić, że przedsiębiorca nie ma bezwzględnego obowiązku przechowywania dowodów księgowych w tej samej postaci, co oryginał, jeśli spełni wyżej wymienione warunki. Stanowisko to potwierdzają także liczne interpretacje organów podatkowych.
W tym miejscu warto przytoczyć jedną z interpretacji podatkowych Dyrektora Krajowej Izby Podatkowej z dnia 26 czerwca 2017 r. Stwierdził on w niej, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych, pod warunkiem, że sposób ten zapewniać będzie łatwe odszukanie faktur oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także możliwość bezzwłocznego ich poboru na żądanie odpowiednich organów.
Przechowywanie dokumentów księgowych po wymaganym czasie. Co dalej?
Po upływie okresów wyznaczonych w ustawach, kierownik jednostki może zadecydować o likwidacji dokumentacji księgowej. Wówczas musi on ustalić sposób jej zniszczenia. Dla celów dowodowych, warto jest sporządzić protokół z tej czynności i wskazać w nim likwidowane dokumenty oraz osoby, które brały w niej udział.
