Kto może skontrolować firmę?

Jako przedsiębiorca masz obowiązek prowadzenia swojej działalności zgodnie z prawem. To, czy robisz to prawidłowo, mogą zweryfikować różne organy państwowe. Zaczynając od tych najczęściej wymienianych i budzących ogólne przerażenie – organy podatkowe, poprzez kontrole ze strony ZUS, aż nawet po Państwową Inspekcję Pracy. Kontrole ze strony państwa są nieuniknionym elementem prowadzenia każdej – mniejszej lub większej – działalności gospodarczej. W dzisiejszym artykule wskażemy, kto może skontrolować Twoją firmę oraz wymienimy zasady, jakie dotyczą każdej kontroli ze strony organów państwowych. Zajmiemy się także wyjaśnieniem, czego mogą dotyczyć poszczególne kontrole oraz w jaki sposób się odbywają. Znajomość prawa w tym zakresie umożliwia nam bowiem przygotowanie się do wizyty inspektorów oraz – być może – podejść spokojniej do całego tego procesu. 

Zapraszamy do lektury.

Kto może skontrolować firmę? – wspólne zasady każdej kontroli

W tym miejscu należy zaznaczyć, że zasady prowadzenia kontroli w firmach mogą różnić się w zależności od instytucji, która je prowadzi. Istnieje jednak kilka ogólnych reguł, jakie obowiązują instytucje podczas kontrolowania przedsiębiorców.

1. Każdą kontrolę u przedsiębiorcy należy poprzedzić co do zasady analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Nie dotyczy to sytuacji, gdy organ kontroli poweźmie uzasadnione podejrzenie o zagrożeniu życiu lub zdrowia, lub popełnieniu przestępstwa.
2. Zasada jednej kontroli. Chodzi w niej przede wszystkim o to, że dany organ nie może wielokrotnie sprawdzać Twojego przedsiębiorstwa w jednej i tej samej sprawie. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy jesteś podejrzany o popełnienie przestępstwa.
3. Przed przystąpieniem do kontroli, organ musi Cię o tym powiadomić w stosownym terminie. Co do zasady kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Musisz także wiedzieć, że i w tym wypadku istnieje szereg wyjątków. M.in. gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia.
4. Kontrolę przeprowadza się po doręczeniu przedsiębiorcy upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jest to dokument, w którym m.in. wskazany jest zakres przedmiotowy kontroli oraz pouczenie o Twoich prawach i obowiązkach podczas kontroli.
5. Z kontroli sporządza się protokół kontroli. To dość istotny dokument, na którego podstawie możesz w ciągu 14 dni złożyć pisemne zastrzeżenia co do ustaleń dotyczących kontroli.

Kto może skontrolować firmę? – czas trwania kontroli

Czas trwania wszystkich kontroli u danego przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym jest uzależniony od jego wielkości. Co do zasady nie mogą one przekraczać:

• 12 dni roboczych – w przypadku mikroprzedsiębiorców,
• 18 dni roboczych – w przypadku małych przedsiębiorców,
• 24 dni roboczych – w przypadku średnich przedsiębiorców,
• 48 dni roboczych – w przypadku pozostałych przedsiębiorców.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)

W przypadku tego organu przedmiotem kontroli jest najczęściej sprawdzenie, czy rzetelnie i prawidłowo wywiązujesz się z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych. Może być to m.in. sprawdzenie prawidłowości w zakresie:

• zgłaszania do ubezpieczeń społecznych;
• obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
• ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacania tych świadczeń oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu;
• prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
• wystawiania zaświadczeń lub zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
• dokonywania oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Jako przedsiębiorca powinieneś pamiętać o odpowiednim terminie przechowywania dokumentacji związanej z rozliczeniami z ZUS oraz poszczególnymi pracownikami. Dokumenty, takie jak deklaracje ZUS DRA, oraz miesięczne raporty, jak ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA, należy przechowywać przez okres co najmniej 5 lat. W związku z tym obowiązkiem, kontrola z ZUS dotyczy zwykle tego okresu, czyli 5 lat wstecz.

Kontrolę przeprowadza się najczęściej w siedzibie kontrolowanego przedsiębiorcy oraz w miejscach, w których prowadzi on swoją działalność. Na Twój wniosek lub za Twoją zgodą może to być inne miejsce – np. w którym przechowujesz dokumentację. Poza tym kontrola może być przeprowadzona także w samej placówce ZUS. Musi być to jednak uwarunkowane tym, że usprawni to przebieg kontroli.

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP)

Wiele osób jest przekonanych o tym, że Państwowa Inspekcja Pracy może odwiedzić jedynie takiego przedsiębiorcę, który zatrudnia pracowników. Nic bardziej mylnego. Kontrola ze strony tego organu dotyczy także osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Nadrzędnym celem kontroli pracowników PIP jest bowiem sprawdzenie, czy w danej firmie przestrzegane jest prawo pracy. Co prawda nacisk kładziony jest przede wszystkim na legalność zatrudnienia, jednak na względzie mają oni również inne kwestie, jak np. przestrzeganie zasad BHP.

Co może być przedmiotem kontroli ze strony PIP?

Kontroli podlega na przykład wysokość wynagrodzenia wypłacanego pracownikom. Inspektorzy mogą także sprawdzić, czy w zakładzie przestrzega się ograniczeń handlu w niedziele i święta.

Co dokładnie robią inspektorzy podczas kontroli?

• oglądają obiekt, sprzęt, dokumenty (dotyczące budowy, modernizacji, uruchomienia zakładu, plany, rysunki, dokumentację techniczną, badania i pomiary dotyczące produkcji i środowiska pracy),
• sprawdzają tożsamość pracowników oraz
• przesłuchują ich.

Może zdarzyć się tak, że postanowią oni utrwalić przebieg badania oraz jego efekty za pomocą środków technicznych.

Z przebiegu kontroli oczywiście sporządza się protokół, o którym mowa była w pierwszej części artykułu. Jeśli natomiast wykryte zostaną nieprawidłowości, inspektor może skierować do odpowiedniego sądu wniosek o nałożenie kary na osobę, która popełniła wykroczenie.