Faktura pro forma to dokument często stosowany w obrocie gospodarczym. Wyglądem i zawartością przypomina tradycyjną fakturę VAT, jednak odpowiada znacznie innym celom. Co warto zaznaczyć już na początku, nie jest ona dokumentem księgowym, a pełni jedynie funkcję informacyjną.
W dzisiejszym artykule omówimy najważniejsze cechy tego dokumentu oraz odpowiemy na następujące pytania:
- Jakie są cechy charakterystyczne faktury pro forma?
- W jakich okolicznościach się ją wystawia?
- Jakie informacje zawiera?
- Czy fakturę pro forma należy ujmować w ewidencji księgowej?
Mamy nadzieję, że poniższa lektura pomoże Państwu zrozumieć istotę tego dokumentu oraz rozwieje wiele wątpliwości natury praktycznej. Zapraszamy do zapoznania się z artykułem.
Czym jest faktura pro forma?
Zgodnie z tym, o czym mówiliśmy już we wstępie, faktura pro forma służy celom informacyjnym. Oznacza to, że dokument ten możemy wystawić w momencie przedstawiania oferty handlowej naszemu potencjalnemu kontrahentowi. Można zatem uznać, że takie pismo stanowi swoistą zapowiedź właściwego dokumentu potwierdzającego transakcję.
Z tego rozwiązania warto korzystać w sytuacji, gdy świadczone przez nasze przedsiębiorstwo usługi lub towary mają charakter nietypowy. Jeśli ma dojść do transakcji, na którą składa się wiele złożonych i skomplikowanych elementów, a jednocześnie chcemy zabezpieczyć swój interes, warto skorzystać z tego rozwiązania. Faktura pro forma pozwala nam bowiem przedstawić szczegóły transakcji w dogodny dla nas sposób.
Warto także podkreślić, że fakturę pro forma wystawia się przed uregulowaniem części należności za towar lub usługi przez kontrahenta. Po otrzymaniu zapłaty przez przedsiębiorcę, np. w formie zaliczki, konieczne będzie natomiast już wystawienie tradycyjnej faktury VAT.
Kiedy się ją wystawia?
Aby podsumować to, co zostało powiedziane wcześniej, poniżej wyszczególniliśmy sytuacje, kiedy faktura pro forma może zostać wystawiona. Może mieć ona charakter:
- oferty handlowej;
- dokumentu określającego kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi;
- wezwania do zapłaty;
- dokumentu wystawianego dla kontrahenta przed zapłatą przez niego zaliczki za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi, informującego w szczególności o kwocie wymaganej zaliczki.
Należy jednak podkreślić, że przedsiębiorcy korzystają z tego rozwiązania głównie dla celów przedstawienia oferty handlowej. Dokument ten pozwala nam bowiem pokazać kontrahentowi, jakie będą koszty dostawy zamówionego przez niego towaru lub usługi, która zostanie zrealizowana w przyszłości. W piśmie można oszacować również wysokość zaliczki.
Uwaga!
Proformy nie należy traktować jako dowodu sprzedaży czy wykonanej usługi. Taką funkcję pełni tradycyjna faktura VAT.
Elementy proformy
Termin „faktura pro forma” jest zwyczajowy i nie występuje w przepisach. Nie regulują zatem one również tego, jak miałaby ona wyglądać, jakie powinna mieć cechy czy w jaki sposób należy ją wystawiać. Praktyka jednak pokazuje, że dokument ten wystawia się na zasadach podobnych do faktury sprzedaży. W konsekwencji powinna zawierać w swojej treści następujące elementy:
- tytuł dokumentu: „Faktura pro forma” lub „Proforma”,
- datę i miejsce wystawienia,
- określenie podmiotu wystawiającego (dane sprzedawcy),
- dane klienta,
- nazwę towarów/usługi,
- cenę jednostkową netto,
- wartość netto,
- stawkę podatku od towarów i usług,
- kwotę podatku od towarów i usług,
- wartość brutto,
- wysokość ewentualnych rabatów przysługujących kontrahentowi,
- wysokość zaliczki (fakultatywnie),
- podsumowanie kwot,
- termin i formę zapłaty,
- termin realizacji transakcji,
- podpis wystawcy.
Faktura pro forma – czy należy ją ujmować w ewidencji księgowej?
Jak zostało to już wspomniane wcześniej, faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Nie można jej zatem traktować jako pisma, które stanowi potwierdzenie zrealizowania transakcji. W konsekwencji proformy nie należy ujmować w ewidencji księgowej. Nie odzwierciedla dokonanej sprzedaży ani żadnej innej operacji gospodarczej.
Jeśli chodzi o kwestie podatkowe z nią związane, wystawienie tego dokumentu nie wiąże się z koniecznością zapłaty przedstawionego w nim podatku od towarów i usług. Pisma nie można traktować jako faktury dokumentującej przychód.
W momencie gdy otrzymamy zapłatę w postaci zaliczki na podstawie tego dokumentu, transakcję tę należy udokumentować w postaci tradycyjnej, odrębnej faktury VAT. Podobnie jest w sytuacji zrealizowania transakcji. Nie zapominajmy o tym, że faktura pro forma nie zwalnia nas z obowiązku wystawienia faktury rzeczywiście dokumentującej dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi.
