Wiele sytuacji – zarówno tych o charakterze prywatnym, jak i gospodarczym – może zmusić nas do zmiany adresu naszego przedsiębiorstwa. Zakończenie umowy najmu, zmiana potrzeb lokalowych czy zminimalizowanie kosztów utrzymania biura lub naszej siedziby to tylko niektóre z przyczyn, z powodu których przedsiębiorcy w toku prowadzenia działalności decydują się na ten krok. Nie jest to jednak istotne. Bez względu na to, dlaczego chcesz tego dokonać, z dzisiejszego artykułu dowiesz się, jak zmiana adresu firmy wpływa na obowiązki przedsiębiorcy. Jakich formalności należy w związku z tym dokonać i o czym powinieneś pamiętać?
Zapraszamy do lektury.
Zmiana adresu jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG
Ustawodawca nakłada na przedsiębiorców wpisanych do CEIDG obowiązek zgłoszenia wszelkich zmian w terminie 7 dni od ich zaistnienia. Dotyczy to zarówno adresu zamieszkania przedsiębiorcy, jak i adresu stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, jeśli podaliśmy je we wniosku o wpis do CEIDG. Poza nimi, rejestrując działalność gospodarczą, możemy podać jeszcze szereg innych adresów, jak:
- adres zamieszkania,
- główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej,
- adres do doręczeń,
- dodatkowe miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
- adres przechowywania dokumentacji rachunkowej,
- adres pełnomocnika.
Jak zatem można się domyślić, jakakolwiek zmiana któregokolwiek z wyżej wymienionych adresów niesie za sobą obowiązek aktualizacji danych w CEIDG. Jak tego dokonać? Zasadniczo mamy do wyboru kilka sposobów, a mianowicie:
- Wniosek o zmianę danych możemy złożyć osobiście w lokalnym urzędzie miasta lub gminy.
- Wypełniony wniosek możemy również przesłać do właściwego urzędu listem poleconym.
- Aktualizacji danych adresowych możemy dokonać również przez Internet – za pomocą elektronicznego wniosku, bezpośrednio na stronie CEIDG. W tym wypadku należy pamiętać, że wniosek musi zostać podpisany profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Zatem musimy dysponować jednym z nich.
Uwaga!
Wprowadzenie zmian we wpisie do CEIDG jest bezpłatne. Wniosek, na którym aktualizujemy dane naszego przedsiębiorstwa, jest taki sam, jak ten przy rejestracji (CEIDG-1).
Zmiana adresu siedziby spółki
Zmiany adresu spółki dokonuje się w KRS. Już na samym początku warto wskazać, że od 1 lipca 2021 roku wszelkich zmian dotyczących spółek można dokonywać wyłącznie elektronicznie, za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Aby zaktualizować adres siedziby, powinniśmy w tym celu wypełnić wniosek o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców. Dodatkowo należy do niego dołączyć:
- uchwałę zarządu spółki o zmianie adresu,
- uchwałę zarządu zmieniającą umowę spółki (w przypadku zmiany jej siedziby).
Obowiązki przedsiębiorcy
- W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG – zgłoszenie zmiany adresu za pomocą wniosku aktualizacyjnego CEIDG-1.
- W przypadku spółek – wypełnienie w systemie KRS elektronicznego wniosku o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców. Dodatkowo musimy do niego załączyć uchwałę o zmianie adresu spółki.
- Powiadomienie organów podatkowych o zmianie adresu firmy. W przypadku podatników podatku VAT będzie to m.in. urząd skarbowy na formularzu VAT-R. Nie będzie to jednak konieczne, gdy nowy adres siedziby firmy będzie podlegał pod ten sam urząd skarbowy, który wykorzystywany był do rozliczania podatku VAT przez przedsiębiorcę przed zmianą siedziby firmy.
- Powiadomienie organów administracji publicznej o zmianie miejsca prowadzenia działalności na zgłoszeniu aktualizującym NIP-2.
- Aktualizacja danych adresowych w lokalnym Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) na druku ZUS ZUA/ZZA.
- Złożenie wniosku RG-OP do urzędu statystycznego lub do jego oddziału w województwie, na terenie którego znajduje się siedziba spółki lub prowadzona jest działalność gospodarcza, w terminie 7 dni od daty zaistnienia zmiany.
- Zmiana danych na fakturach, umowach i kontraktach zawieranych z klientami i kontrahentami.
- Jeśli zatrudniasz pracowników pod starym adresem, należy podpisać z nimi stosowne aneksy do umów, w których będzie figurował nowy adres firmy.
Zmiana adresu firmy a obowiązki przedsiębiorcy. Podsumowanie
Zmiana adresu firmy to nie tylko faktyczna organizacja przeprowadzki naszej siedziby do innego miejsca, ale również szereg obowiązków, z jakich powinniśmy się wywiązać względem wielu instytucji. Ich ilość oraz sposób, w jaki należy dostarczyć do nich informacje, zależne są od tego, jaki adres uległ zmianie. Najczęściej jednak będą to instytucje wskazane w powyższym podsumowaniu obowiązków przedsiębiorcy w momencie zmiany adresu firmy.
