Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest prowadzenie księgowości. Niektóre podmioty – ze względu na swój charakter – mogą zdecydować się na ewidencjonowanie działań gospodarczych firmy w formie uproszczonej. Jednak w niektórych przypadkach przepisy prawa bezwzględnie obligują, np. spółki kapitałowe, do prowadzenia pełnej księgowości. W dzisiejszym artykule omówimy podstawowe zasady rozliczania się przedsiębiorców z fiskusem oraz odpowiemy na pytanie, czy każda spółka musi prowadzić księgi rachunkowe, w ramach tak zwanej księgowości pełnej.
Zapraszamy do lektury.
Jakie podmioty mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?
Na podstawie art. 2 ust.1 ustawy o rachunkowości, do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są między innymi:
- spółki kapitałowe: spółka z o.o., spółka akcyjna, prosta spółka akcyjna;
- inne spółki prawa handlowego, czyli spółki cywilne oraz spółki osobowe (jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna), jeśli ich przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych przekroczyły za poprzedni rok limit 2 000 000 euro;
- przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jeżeli ich przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych przekroczyły za poprzedni rok limit 2 000 000 euro.
Czy każda spółka musi prowadzić księgi rachunkowe?
Powyżej wskazane podmioty są ustawowo zobligowane do prowadzenia pełnej księgowości. Pozostali przedsiębiorcy mogą fakultatywnie wybrać tę formę ewidencjonowania działań gospodarczych. Aby to zrobić, konieczne jest jednak zawiadomienie o tym fakcie właściwego urzędu skarbowego jeszcze przed rozpoczęciem roku obrotowego.
Pełna księgowość pozwala precyzyjnie rozliczyć wszystkie transakcje finansowe podejmowane w firmie. Prowadzi się ją w formie ksiąg rachunkowych, które pozwalają uzyskać dużą ilość informacji na temat procesów finansowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Ułatwia to nie tylko ustalenie polityki finansowej firmy, ale również obrazuje jej kondycję.
Księgi rachunkowe otwiera się na:
- dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
- początek każdego następnego roku obrotowego,
- dzień zmiany formy prawnej czy dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
- dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.
Przepisy ustawy o rachunkowości dodatkowo zastrzegają, że otwarcie ksiąg rachunkowych nie musi nastąpić dokładnie w tym czasie, o którym mowa powyżej. Jednak powinno to nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia wyżej wymienionych zdarzeń.
Księgowość w spółce z o.o. i akcyjnej
Ze względu na to, że spółki kapitałowe dają więcej możliwości – a jednocześnie charakteryzują się pewną złożonością zadań – sposób rozliczania się z organami podatkowymi cechuje się innymi zasadami niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Przepisy prawa stawiają takim podmiotom wiele wymogów. W rezultacie sprowadzają się one do ewidencjonowania każdej złotówki, która ma przepłynąć przez spółkę. Taki rygor jednak pozwala ograniczać praktyki przedsiębiorców, które zmierzałyby w jakiś sposób do narażenia Skarbu Państwa na straty oraz pozwala organom podatkowym wnikliwie analizować sytuację finansową danego przedsiębiorstwa.
W związku z tym, ustawa o rachunkowości obliguje spółki do prowadzenia pełnej księgowości. W praktyce sprowadza się to do konieczności przygotowania corocznie sprawozdań finansowych ze swojej działalności, czyli:
- rachunku zysków i strat, czyli zestawienia wszystkich operacji finansowych przeprowadzonych przez firmę w roku poprzedzającym. Dokument ten stanowi cenne źródło podstawowych informacji o spółce;
- bilansu, czyli zestawienia wszystkich aktualnych (na dzień sporządzenia) aktywów i pasywów przedstawiających stan majątku firmy;
- informacji dodatkowej, która powinna zawierać istotne dane i objaśnienia niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe odpowiadało warunkom wskazanym w ustawie. W szczególności obejmuje ona tzw. wprowadzenie do sprawozdania finansowego. Zawiera ono opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metody wyceny i sporządzenia sprawozdania finansowego.
W tym miejscu należy jednak zaznaczyć, że prowadzenie pełnej księgowości to nie tylko niewygodny wymóg stawiany przedsiębiorcom przez ustawodawcę. Dokumenty, które zawierają szczegółowe dane finansowe przedsiębiorstwa, pozwalają zobrazować, jak w danym momencie wygląda jego kondycja finansowa. Na podstawie ksiąg rachunkowych czy innych wyżej wskazanych dokumentów zarząd spółki, czy jej wspólnicy mogą podejmować świadome decyzje, które wpłyną na rozwój firmy. W związku z tym, coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się dobrowolnie na prowadzenie pełnej księgowości. Jest to świadomy wybór, który niesie za sobą wiele korzyści – w tym pozwala na bieżąco kontrolować kondycję firmy.
Czy spółka musi prowadzić księgi rachunkowe? Podsumowanie
W niektórych przypadkach przedsiębiorca sam może zadecydować, jaką księgowość będzie prowadził. W przypadku spółek kapitałowych oraz przedsiębiorców osiągających w poprzednim roku obrotowym przychody powyżej 2 000 000 euro obowiązujące przepisy wymuszają prowadzenie pełnej księgowości. Wymaga to z całą pewnością znajomości wielu regulacji prawnych. Ponadto warto dysponować doświadczeniem i umiejętnością prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ich zawartość oraz sposób prowadzenia dokładnie reguluje ustawodawca. Księgi rachunkowe (ale również każdy inny rodzaj prowadzenia księgowości) należy przede wszystkim prowadzić w sposób rzetelny i zgodny ze stanem rzeczywistym. W przeciwnym razie przedsiębiorca może narazić się na niemałe kary finansowe.
