Zgodnie z zasadami rachunkowości, w księgach rachunkowych przedsiębiorstwa należy zaewidencjonować każde zdarzenie, które nastąpiło. Podstawą zapisów tych zdarzeń są dowody księgowe. W praktyce występuje ich naprawdę mnóstwo, jednak aby dany dokument można było zakwalifikować jako podstawę do ujawnienia danego zdarzenia w księgach rachunkowych, musi spełniać odpowiednie wymagania. Jakie zatem wyróżniamy dowody księgowe oraz jakie dokumenty mogą nimi być?
Odpowiadamy poniżej.
Zapraszamy do lektury.
Rodzaje dowodów księgowych
We wstępie wspomnieliśmy, że w praktyce występuje sporo dowodów księgowych. Aby ułatwić prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorstw osobom zajmującym się tym, wyróżnia się kilka rodzajów dowodów księgowych. Ich podział jest następujący:
- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
W teorii podział ten wydawać się może zbędny. Jednak osoby zajmujące się księgowością, chociażby średnich przedsiębiorstw, z pewnością wiedzą i zdają sobie sprawę z tego, że w praktyce podział dowodów księgowych na powyższe rodzaje często bardzo ułatwia pracę z dokumentami.
Dowody księgowe – jakie dokumenty mogą nimi być?
Na wymogi formalne dowodów księgowych wskazuje wprost art. 21 ustawy o rachunkowości. Stanowi on, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Uwaga!
Powyżej wskazane elementy dokumentów są jedynie wymogami minimalnymi, jakie powinien on spełniać, aby móc go traktować jako dowód księgowy.
Wyżej wskazana ustawa mówi także o tym, że dowody księgowe – zwane także dowodami źródłowymi – stanowią podstawę zapisów w księdze rachunkowej oraz powinny być rzetelne (czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej), kompletne (czyli zawierające co najmniej powyższe elementy) oraz wolne od błędów rachunkowych.
Przykłady dokumentów będących dowodami księgowymi
Powyższe wymogi w praktyce mogą okazać się bardzo przydatne w momencie, gdy nie do końca wiemy, czy dany dokument powinniśmy kwalifikować i uwzględniać w księdze rachunkowej. Jednak jakie popularne dokumenty związane z każdym przedsiębiorstwem mogą być dowodami księgowymi? Są to między innymi:
- faktury;
- faktury korygujące i noty korygujące;
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem;
- dokumenty celne;
- rachunki;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- paragony fiskalne lub dowody kasowe – jednak wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach. Przykładowo paragon fiskalny może nam posłużyć jako udokumentowanie wydatku polegającego na zakupie paliwa lub oleju za granicą. Ponadto będzie to dopuszczalne, gdy wydatek ponieśliśmy na określone materiały, jak środki czystości, materiały biurowe czy BHP. Taki paragon powinien również posiadać odpowiednie elementy;
- opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych.
Uwaga!
Pełne zestawienie dowodów księgowych można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Jak długo należy przechowywać dokumenty będące dowodami księgowymi?
Dowody księgowe, będące jednocześnie dokumentami o charakterze podatkowym, należy przechowywać przez okres 5 lat. Co bardzo istotne, termin ten oblicza się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przykład
Przedsiębiorstwo X zaksięgowało fakturę A w marcu 2021 roku. Należy ją zatem przechowywać aż do końca 2027 roku, ponieważ okres pięcioletni liczymy od 2022 roku, w którym to minął termin zapłaty podatku.
Co jeszcze bardzo istotne w kwestii przechowywania dowodów księgowych, to fakt, że powinny być one poukładane chronologicznie, według dat. Od najstarszego, który znajduje się na samym spodzie, do najnowszego, który jest na wierzchu całej dokumentacji. Powinno się je przechowywać w siedzibie organizacji lub oddziału, w oryginalnej postaci.
Dowody księgowe – jakie dokumenty mogą nimi być? Podsumowanie
Prowadząc księgi rachunkowe przedsiębiorstwa, zaistniałe zdarzenia musisz ewidencjonować w księgach rachunkowych. To bardzo istotny obowiązek, z którego jako przedsiębiorca musisz rzetelnie się wywiązywać. Prawidłowość Twoich działań może zostać zweryfikowana przez wiele organów państwowych, np. urząd skarbowy. Warto zatem powierzyć ten obowiązek wykwalifikowanej osobie, która ma doświadczenie w rachunkowości.
